Chi phí của một trường mầm non tư thục chia thành ba nhóm: chi phí cố định không đổi theo sĩ số (tiền thuê, bộ máy quản lý, bảo trì), chi phí biến đổi theo từng trẻ (thực phẩm, học liệu tiêu hao), và chi phí bậc thang tăng theo từng lớp mở thêm (giáo viên, bảo mẫu của lớp đó). Ở hầu hết trường, nhân sự và mặt bằng là hai khoản lớn nhất, còn biến phí theo trẻ tương đối nhỏ so với học phí.
Hiểu đúng ba nhóm này quan trọng hơn biết con số tuyệt đối của từng khoản, vì nó quyết định trường phản ứng ra sao khi sĩ số lên xuống. Một trường có tỷ trọng chi phí cố định cao thì lãi nhanh khi đông trẻ nhưng lỗ sâu khi vơi; trường có nhiều chi phí linh hoạt thì ngược lại. Bài này phân loại từng khoản, đi sâu vào hai khoản lớn nhất, liệt kê những khoản hay bị bỏ sót trong mô hình, và đưa ra cách kiểm soát chi phí mà không đụng vào những thứ không được phép cắt.
Ba nhóm chi phí và vì sao phải tách
Chi phí cố định là khoản phải trả hằng tháng dù trường có bao nhiêu trẻ, trong một quy mô đã chọn: tiền thuê hoặc chi phí sở hữu mặt bằng, lương hiệu trưởng, phó hiệu trưởng, kế toán, tuyển sinh, bảo vệ, phần điện nước nền, phần mềm, bảo hiểm tài sản, bảo trì định kỳ. Nhóm này tạo ra đòn bẩy: khi sĩ số tăng, chi phí cố định trên mỗi trẻ giảm, lợi nhuận tăng nhanh hơn doanh thu.
Chi phí biến đổi đi theo từng trẻ: thực phẩm, học liệu tiêu hao, đồ dùng cá nhân trường cấp, một phần điện nước, phí cổng thanh toán. Nhóm này tương đối dễ dự toán vì tỷ lệ thuận với sĩ số và số ngày học.
Chi phí bậc thang là nhóm đặc trưng của giáo dục mầm non: nó đứng yên trong một khoảng sĩ số rồi nhảy lên khi vượt ngưỡng. Lớp đầu tiên của một độ tuổi cần một giáo viên và một bảo mẫu dù chỉ có năm trẻ; khi lớp đầy và phải mở lớp thứ hai, cần thêm một cặp nữa. Bếp ăn cũng vậy: một cô nuôi phục vụ được tới một mức suất ăn, vượt mức thì cần thêm người. Gộp nhóm này vào chi phí cố định làm mô hình quá lạc quan ở mức sĩ số cao; gộp vào biến phí làm mô hình quá bi quan ở mức sĩ số thấp. Tách riêng thì mô hình đi đúng hình bậc thang của thực tế.
Phân loại các khoản chi thường gặp
Bảng dưới phân loại theo cách người quản trị nhìn, không phải theo tài khoản kế toán. Một khoản có thể có phần cố định và phần biến đổi.
| Khoản chi | Nhóm | Tính theo | Lưu ý khi đưa vào mô hình |
|---|---|---|---|
| Tiền thuê mặt bằng | Cố định | Hợp đồng | Tính lịch tăng giá; ai chịu thuế cho thuê; tiền cọc là vốn bị giữ, không phải chi phí |
| Lương ban giám hiệu, văn phòng | Cố định | Định biên toàn trường | Có cả vị trí chủ đầu tư đang tự làm |
| Lương giáo viên, bảo mẫu | Bậc thang | Số lớp đang mở | Cộng người thay ca, nghỉ phép, nghỉ thai sản |
| Bảo hiểm bắt buộc phần đơn vị | Theo lương | Tỷ lệ quy định trên tiền lương đóng bảo hiểm | Kiểm tỷ lệ hiện hành; đi theo quỹ lương |
| Cô nuôi, bếp | Bậc thang | Số suất ăn | Nếu thuê suất ăn ngoài thì gần như chuyển thành biến phí |
| Thực phẩm | Biến đổi | Số trẻ nhân số ngày ăn | Giá thực phẩm biến động theo mùa, theo năm |
| Điện, nước, gas | Hỗn hợp | Phần nền cộng phần theo trẻ | Điều hoà là phần lớn; mùa nóng cao hơn |
| Học liệu, đồ dùng tiêu hao | Biến đổi | Số trẻ | Bộ học liệu chương trình có thể có phí bản quyền theo trẻ |
| Bảo trì, sửa chữa, thay đồ chơi | Cố định, theo kỳ | Kế hoạch năm | Hay bị quên; nên trích hằng tháng |
| Marketing, tuyển sinh | Cố định, theo mùa | Kế hoạch năm | Cao ở năm đầu và mùa tuyển sinh |
| Phí thương hiệu, chương trình | Theo hợp đồng | Cố định hoặc phần trăm doanh thu | Đọc kỹ cơ sở tính và lịch bắt đầu thu |
Hai dòng cuối hay gây bất ngờ nhất cho người mới. Marketing không chỉ là tiền quảng cáo mà còn là chi phí tổ chức ngày hội, quà tặng, in ấn, thời gian của người phụ trách tuyển sinh. Phí thương hiệu hay phí chương trình, nếu có, có thể tính theo phần trăm doanh thu và vì vậy cư xử như một biến phí, làm giảm lãi trên mỗi trẻ.
Nhân sự: khoản lớn nhất và khó cắt nhất
Với phần lớn trường mầm non, chi phí nhân sự gồm lương, phụ cấp, bảo hiểm phần đơn vị, thưởng và các khoản phúc lợi chiếm phần lớn nhất trong tổng chi phí. Người làm mô hình nên tính đầy đủ những khoản sau thay vì chỉ lấy mức lương thoả thuận nhân số người: lương cơ bản và phụ cấp; phần bảo hiểm bắt buộc đơn vị đóng theo tỷ lệ quy định hiện hành; thưởng Tết hoặc tháng lương thứ mười ba nếu trường có chính sách; chi phí người thay khi giáo viên nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ thai sản; chi phí tuyển dụng và đào tạo người mới; đồng phục, khám sức khoẻ định kỳ cho nhân viên.
Lý do khoản này khó cắt là chuẩn chuyên môn và an toàn. Quy định về trình độ giáo viên mầm non và định mức người chăm trên số trẻ đặt ra một mức sàn mà trường không được xuống dưới. Ngoài quy định, chất lượng giáo viên là thứ phụ huynh nhìn thấy mỗi ngày; một trường cắt lương để giữ biên lợi nhuận thường trả giá bằng tỷ lệ nghỉ việc cao, rồi tỷ lệ rút học cao. Chi phí tuyển và đào tạo lại một giáo viên, cộng với thời gian trẻ phải làm quen người mới, hiếm khi rẻ hơn khoản tăng lương để giữ người.
Điều chủ đầu tư làm được là tối ưu cấu trúc chứ không phải hạ mức: xếp lớp hợp lý để không có lớp quá thưa, lịch ca hợp lý cho khung giờ đón sớm, trả muộn, giáo viên đa năng có thể dạy thêm một dịch vụ buổi chiều với thù lao tương xứng, tự động hoá việc giấy tờ để giáo viên dành thời gian cho trẻ thay vì sổ sách.
Mặt bằng: khoản cố định khoá chặt nhất
Tiền thuê là khoản cố định cứng nhất vì gắn với hợp đồng dài hạn và không giảm khi sĩ số giảm. Người trong nghề thường nhìn tiền thuê dưới dạng tỷ lệ trên doanh thu dự kiến ở mức sĩ số ổn định, và coi một tỷ lệ quá cao là dấu hiệu cảnh báo. Không có ngưỡng chuẩn chung cho mọi nơi, nhưng nguyên tắc là: tiền thuê càng chiếm phần lớn doanh thu thì càng ít chỗ cho lương giáo viên, và trường càng phải gần kín chỗ mới có lãi.
Khi đưa tiền thuê vào mô hình, cần đọc ba điều khoản. Một, lịch tăng giá: bao nhiêu năm tăng một lần, tăng theo tỷ lệ cố định hay theo chỉ số nào. Hai, ai chịu thuế phát sinh từ việc cho thuê: nếu hợp đồng quy định bên thuê nộp thay, đây là chi phí thêm. Ba, thời gian miễn tiền thuê để cải tạo: nhiều chủ nhà đồng ý vài tháng đầu không thu hoặc thu thấp, điều này giảm đáng kể nhu cầu vốn giai đoạn trước khai giảng.
Tiền đặt cọc thuê không phải chi phí mà là vốn bị giữ lại, sẽ nhận lại khi kết thúc hợp đồng nếu không vi phạm. Nó phải nằm trong tổng nhu cầu vốn, nhưng không được trừ vào lãi lỗ. Ngược lại, chi phí cải tạo mặt bằng thuê là vốn bỏ ra để đổi lấy quyền sử dụng trong thời hạn thuê, cần khấu hao trong thời hạn đó — phần này có bài riêng trong danh mục.
Những khoản hay bị quên trong mô hình
Các khoản dưới đây ít khi xuất hiện trong bảng tính đầu tiên nhưng gần như trường nào cũng phải chi. Mỗi khoản riêng lẻ không lớn; cộng lại đủ làm lệch điểm hoà vốn.
- Bảo trì điều hoà, máy lọc nước, thiết bị bếp; thay bóng đèn, sơn sửa định kỳ.
- Thay đồ chơi, học liệu hỏng, đặc biệt đồ chơi ngoài trời chịu nắng mưa.
- Kiểm tra, bảo dưỡng hệ thống phòng cháy chữa cháy; diễn tập; nạp bình chữa cháy.
- Khám sức khoẻ định kỳ cho nhân viên, nhất là người làm bếp; xét nghiệm, lưu mẫu thức ăn theo quy định an toàn thực phẩm.
- Bảo hiểm tài sản, bảo hiểm tai nạn cho trẻ nếu trường mua hộ.
- Phần mềm quản lý, camera, đường truyền internet, lưu trữ dữ liệu hình ảnh.
- Phí ngân hàng, phí cổng thanh toán khi phụ huynh trả qua thẻ, ví.
- Chi phí kế toán, dịch vụ thuế, tư vấn pháp lý, gia hạn giấy tờ.
- Sự kiện trong năm: khai giảng, lễ hội, tốt nghiệp, ngày hội gia đình.
- Quỹ dự phòng sự cố: sửa chữa đột xuất, xử lý khi có tai nạn nhỏ, thay thiết bị hỏng bất ngờ.
Cách đơn giản để không quên là xin bảng chi phí thực tế mười hai tháng của một trường đang vận hành có quy mô tương tự, rồi đối chiếu từng dòng với mô hình của mình. Nếu đang cân nhắc mua lại một cơ sở, chính bảng chi phí của cơ sở đó là tài liệu tốt nhất, sau khi đã kiểm với hoá đơn và sao kê.
Kiểm soát chi phí mà không cắt vào chất lượng
Đo theo tỷ trọng và theo đầu trẻ. Mỗi tháng tính từng nhóm chi phí trên doanh thu và trên mỗi trẻ. Con số tuyệt đối tăng khi trường đông lên là bình thường; tỷ trọng tăng mới là điều cần hỏi.
Đặt ranh giới không cắt. Viết rõ những khoản không cắt dù khó khăn: định biên người chăm trẻ theo quy định, chất lượng thực phẩm, an toàn phòng cháy, bảo trì thiết bị liên quan tới an toàn. Ranh giới viết ra giúp người quản lý không bị cám dỗ khi áp lực chi phí lên cao.
Mua theo hợp đồng có tiêu chuẩn. Thực phẩm, học liệu, đồ dùng nên mua từ nhà cung cấp có hợp đồng, có tiêu chuẩn chất lượng và giá ổn định theo kỳ, thay vì mua lẻ. Vừa kiểm soát chi phí, vừa có hồ sơ khi cơ quan quản lý kiểm tra.
Dùng mặt bằng nhiều khung giờ. Chi phí cố định của mặt bằng không đổi dù dùng tám hay mười hai giờ mỗi ngày. Các dịch vụ buổi chiều, cuối tuần giúp phân bổ chi phí cố định cho nhiều doanh thu hơn, miễn là mỗi dịch vụ tự trả được chi phí trực tiếp của nó.
Rà soát hằng năm. Mỗi năm học, rà lại toàn bộ hợp đồng: thuê, cung cấp, phần mềm, dịch vụ. Nhiều khoản chi tồn tại chỉ vì không ai nhớ huỷ.
Câu hỏi thường gặp
Chi phí nhân sự chiếm bao nhiêu phần trăm doanh thu là hợp lý?
Tuỳ mô hình, phân khúc và mức sĩ số, nên không có tỷ lệ chuẩn chung. Trường có lớp thưa, giáo viên trình độ cao, ngoại ngữ trong giờ chính khoá sẽ có tỷ trọng nhân sự cao hơn. Điều nên theo dõi là tỷ trọng này thay đổi thế nào theo thời gian và so với mô hình ban đầu.
Thuê suất ăn bên ngoài có rẻ hơn tự nấu không?
Không nhất thiết. Thuê ngoài chuyển chi phí bếp, cô nuôi và một phần trách nhiệm sang nhà cung cấp, biến chi phí bậc thang thành biến phí. Tự nấu cho phép kiểm soát chất lượng và thực đơn. Cần so tổng chi phí trên suất ăn ở mức sĩ số dự kiến, cùng điều kiện an toàn thực phẩm của từng phương án.
Có nên tính chi phí khấu hao vào cơ cấu chi phí hằng tháng không?
Trong báo cáo lãi lỗ thì có, vì khấu hao phản ánh phần vốn cải tạo, thiết bị đang được dùng dần. Trong kế hoạch dòng tiền thì không, vì khấu hao không phải khoản chi bằng tiền hằng tháng. Hai bảng phục vụ hai câu hỏi khác nhau.
Chi phí marketing năm đầu nên dự trù thế nào?
Năm đầu cần nhiều hơn các năm sau vì trường chưa có phụ huynh giới thiệu. Nên lập kế hoạch theo từng hoạt động: ngày hội tham quan, quảng cáo trên mạng xã hội, ưu đãi khai trương, nhân sự tuyển sinh, và gắn với mục tiêu số lượt tham quan, số trẻ nhập học để đo hiệu quả.
Làm sao biết một khoản chi có đang bị đội lên không?
So với ba mốc: cùng kỳ năm trước, mô hình kế hoạch và chi phí trên mỗi trẻ. Khoản nào tăng nhanh hơn sĩ số và doanh thu trong vài tháng liền thì cần mở chứng từ chi tiết. Hoá đơn, hợp đồng và bảng chấm công là nơi tìm nguyên nhân.
Có nên giảm số giáo viên khi sĩ số giảm?
Chỉ khi có thể gộp lớp mà vẫn đúng quy định về độ tuổi, sĩ số và định mức người chăm. Cắt người theo từng biến động ngắn hạn làm mất giáo viên giỏi và khiến phụ huynh lo lắng. Với biến động theo mùa, kế hoạch nghỉ phép và bố trí ca linh hoạt thường hợp lý hơn.