Doanh thu bình quân mỗi trẻ là số tiền trung bình một trẻ thật sự mang về cho trường mỗi tháng, sau khi trừ mọi ưu đãi, giảm trừ, hoàn tiền ngày nghỉ và khoản không thu được, cộng phần phí một lần đã chia đều theo tháng. Con số này gần như luôn thấp hơn mức học phí niêm yết, và khoảng chênh lệch đó quyết định trường lãi hay lỗ nhiều hơn người ta tưởng.
Lấy một ví dụ giả định: biểu phí trung bình 5 triệu đồng, nhưng sau ưu đãi anh chị em, chiết khấu đóng cả năm, ưu đãi khai trương, hoàn tiền những ngày trẻ nghỉ ốm và một ít nợ đọng, mỗi trẻ thực mang về khoảng 4,5 triệu. Mười phần trăm chênh lệch nghe nhỏ, nhưng với một trường có lãi trên doanh thu mỏng, nó có thể là toàn bộ lợi nhuận. Bài này tách từng lớp khấu trừ, cách phân bổ phí một lần, ảnh hưởng của cơ cấu độ tuổi và gói học, và cách đặt chính sách phí để doanh thu bình quân không bị bào mòn âm thầm.
Một trẻ mang lại những khoản thu nào
Mỗi trường có cách gọi riêng, nhưng các khoản thu ở trường mầm non tư thục thường thuộc những nhóm dưới đây. Mô hình nên tách từng nhóm vì mỗi nhóm có chu kỳ và biến phí khác nhau.
| Nhóm thu | Chu kỳ | Ghi chú khi đưa vào doanh thu bình quân |
|---|---|---|
| Học phí chính khoá | Theo tháng, quý, học kỳ hoặc năm | Khoản lớn nhất; phần đóng trước phân bổ theo tháng học |
| Tiền ăn, bán trú | Theo tháng, có khi theo ngày ăn thực tế | Có biến phí thực phẩm đi kèm; xem có hoàn tiền ngày nghỉ không |
| Phí đầu năm (cơ sở vật chất, học liệu, đồng phục) | Một lần mỗi năm học | Chia cho các tháng của năm học, không dồn vào tháng thu |
| Phí ghi danh, giữ chỗ | Một lần khi nhập học | Không lặp lại; chỉ tính cho trẻ mới, không nhân cho toàn bộ sĩ số |
| Dịch vụ tự chọn (năng khiếu, ngoại ngữ thêm, đưa đón, trông ngoài giờ) | Theo tháng hoặc theo lượt | Chỉ một phần trẻ dùng; tính theo tỷ lệ sử dụng thực tế, có chi phí riêng |
| Các khoản thu hộ | Tuỳ khoản | Nếu chỉ thu hộ rồi trả lại nguyên cho bên khác thì không phải doanh thu của trường |
Hai lỗi hay gặp nằm ở hai dòng phí một lần. Dồn phí đầu năm vào tháng thu làm tháng Tám, tháng Chín trông rất lãi và các tháng khác trông lỗ, che mất bức tranh thật. Nhân phí ghi danh cho toàn bộ sĩ số mỗi năm, trong khi chỉ trẻ mới phải đóng, làm doanh thu bình quân phình lên đáng kể.
Từ giá niêm yết đến thực thu: các lớp khấu trừ
Cách dễ thấy nhất là đi từ biểu phí xuống từng lớp như thác nước. Số dưới đây là ví dụ giả định, chỉ để minh hoạ cách tính.
- Biểu phí bình quân theo cơ cấu gói. Nếu trường có hai gói và phần lớn trẻ học gói cơ bản, bình quân phải tính theo tỷ trọng thực, không lấy trung bình cộng hai gói. Giả định ra 5 triệu đồng.
- Trừ ưu đãi theo chính sách. Anh chị em học cùng trường, con em nhân viên, chiết khấu đóng quý, đóng năm. Giả định bình quân trên toàn trường là 5%, còn 4,75 triệu.
- Trừ ưu đãi theo chiến dịch. Ưu đãi khai trương, miễn tháng đầu, giảm cho phụ huynh giới thiệu bạn. Trong năm đầu có thể lớn, giả định 3%, còn khoảng 4,6 triệu.
- Trừ hoàn tiền và bảo lưu. Hoàn tiền ăn những ngày trẻ nghỉ có báo trước, giảm phí khi nghỉ dài ngày theo chính sách. Giả định 1%.
- Trừ nợ đọng và khoản không thu được. Phụ huynh chậm đóng, trẻ nghỉ ngang chưa thanh toán đủ. Giả định 1%. Cuối cùng còn khoảng 4,5 triệu đồng mỗi trẻ mỗi tháng.
Mỗi bậc nhìn riêng đều hợp lý, nhưng cộng lại đã mất khoảng mười phần trăm so với biểu phí. Người làm mô hình nên ghi rõ từng bậc thay vì một dòng "giảm trừ" chung, vì mỗi bậc có cách quản lý riêng: ưu đãi chiến dịch thì có thời hạn, nợ đọng thì cần quy trình thu, hoàn tiền thì cần chính sách rõ.
Phân bổ phí một lần cho đúng kỳ
Phí đầu năm, phí ghi danh, phí đồng phục là các khoản thu một lần nhưng phục vụ cả một thời kỳ. Về quản trị, cách đúng là chia các khoản này cho số tháng chúng phục vụ. Phí cơ sở vật chất thu đầu năm học chia cho các tháng của năm học. Phí ghi danh thu một lần lúc nhập học có thể chia cho thời gian trẻ dự kiến học ở trường, hoặc đơn giản hơn là tính riêng thành một dòng thu từ trẻ mới, không cộng vào doanh thu bình quân của toàn bộ trẻ.
Tại sao quan trọng? Vì doanh thu bình quân mỗi trẻ được dùng để tính điểm hoà vốn, so sánh giữa các tháng và quyết định học phí năm sau. Nếu phí một lần bị dồn vào một tháng, con số bình quân tháng đó vọt lên và tháng khác tụt xuống, không còn so sánh được. Tệ hơn, nếu cứ nhân phí ghi danh cho toàn bộ sĩ số khi lập mô hình, trường sẽ tưởng doanh thu cao hơn thực tế đúng bằng khoản phí của những trẻ đã học từ năm trước.
Cách hạch toán kế toán và kê khai thuế với các khoản này có quy định riêng và có thể khác cách nhìn quản trị; phần đó nên hỏi kế toán hoặc người làm dịch vụ thuế. Ở đây chỉ nói về cách nhìn của người quản trị: muốn biết mỗi trẻ thật sự mang lại bao nhiêu mỗi tháng, phải trải đều phí một lần ra đúng thời gian nó phục vụ.
Cơ cấu độ tuổi và gói học làm doanh thu bình quân dịch chuyển
Doanh thu bình quân của cả trường là trung bình có trọng số của từng nhóm trẻ. Nhiều trường đặt mức phí khác nhau giữa nhóm nhà trẻ và mẫu giáo, vì nhóm nhỏ tuổi cần nhiều người chăm hơn trên mỗi trẻ. Nếu trẻ nhỏ chiếm tỷ trọng lớn hơn dự kiến, doanh thu bình quân có thể tăng, nhưng chi phí nhân sự trên mỗi trẻ cũng tăng; điều cần nhìn là lãi trên biến phí và chi phí trực tiếp của từng nhóm, không chỉ doanh thu.
Gói học cũng vậy. Trường có gói chính khoá cơ bản và gói kèm ngoại ngữ, năng khiếu sẽ thấy doanh thu bình quân dao động theo tỷ lệ phụ huynh chọn gói cao. Khi kinh tế khó khăn, một phần phụ huynh chuyển xuống gói thấp hơn thay vì rút con; sĩ số giữ nguyên nhưng doanh thu bình quân giảm. Theo dõi tỷ lệ chọn từng gói hằng tháng giúp phát hiện xu hướng này sớm.
Một hiện tượng nữa là trẻ cũ và trẻ mới đóng mức phí khác nhau khi trường tăng phí cho khoá mới nhưng giữ giá cho trẻ đang học. Sau vài năm, trường có nhiều tầng giá cùng tồn tại. Doanh thu bình quân khi đó tăng chậm hơn mức tăng biểu phí, và người quản lý cần biết trong sĩ số hiện tại bao nhiêu trẻ đang ở tầng giá nào để dự phóng đúng.
Đặt và điều chỉnh biểu phí: dựa vào chi phí hay dựa vào thị trường
Có hai cách tiếp cận để đặt mức phí, và trường làm tốt thường dùng cả hai. Cách thứ nhất là đi từ chi phí: tính tổng chi phí ở mức sĩ số ổn định thận trọng, cộng phần lợi nhuận mong muốn trên vốn, chia cho số trẻ, ra mức doanh thu bình quân cần có, rồi cộng ngược các lớp giảm trừ dự kiến để ra biểu phí. Cách này cho biết mức sàn: thấp hơn thì mô hình không bền.
Cách thứ hai là đi từ thị trường: phụ huynh trong khu vực đang chọn giữa những phương án nào, mỗi phương án mang lại gì, và trường của bạn khác biệt ở đâu. Cách này cho biết mức trần mà phụ huynh mục tiêu sẵn lòng chi. Trang này không đánh giá mức phí nào là cao hay thấp; mỗi phân khúc có lý do tồn tại. Điều cần là mức sàn theo chi phí phải nằm dưới mức trần theo thị trường. Nếu ngược lại, vấn đề không nằm ở biểu phí mà nằm ở mặt bằng, quy mô hoặc mô hình nhân sự.
Khi điều chỉnh phí hằng năm, ba nguyên tắc giúp giữ doanh thu bình quân mà không mất phụ huynh: thông báo sớm và rõ lý do (lương giáo viên, chi phí thực phẩm, cải thiện cơ sở vật chất), điều chỉnh đều đặn mức vừa phải thay vì nhiều năm đứng yên rồi tăng một lần lớn, và tách rõ khoản nào tăng, khoản nào giữ. Theo dõi tỷ lệ rút học trong ba tháng sau mỗi lần điều chỉnh để biết khu vực của bạn nhạy với giá tới đâu.
Một chi tiết nhỏ nhưng ảnh hưởng lâu dài: chính sách giữ giá cho trẻ đang học. Giữ giá giúp phụ huynh cũ yên tâm, nhưng nếu kéo dài nhiều năm, trường sẽ có những trẻ đóng mức phí của ba bốn năm trước trong khi lương và thực phẩm đã tăng. Nhiều trường chọn cách trung gian: trẻ đang học được điều chỉnh mức thấp hơn khoá mới, hoặc được giữ giá trọn năm học hiện tại rồi áp biểu phí mới từ năm học sau, kèm thông báo từ học kỳ trước. Cách nào cũng được, miễn là được ghi vào mô hình và nói rõ với phụ huynh từ đầu.
Theo dõi doanh thu bình quân hằng tháng như thế nào
Tính theo sĩ số bình quân trong tháng. Lấy doanh thu thực hiện của tháng chia cho sĩ số bình quân (đầu tháng cộng cuối tháng chia hai), không chia cho sĩ số ngày đẹp nhất. Như vậy con số phản ánh đúng những trẻ nhập giữa tháng hay nghỉ giữa tháng.
Tách theo nhóm. Theo dõi riêng nhà trẻ, mẫu giáo và từng gói. Doanh thu bình quân cả trường có thể đứng yên trong khi một nhóm giảm mạnh và nhóm khác tăng, che mất vấn đề.
Đặt cạnh tỷ lệ giảm trừ. Ghi tổng giá trị ưu đãi đã cho trong tháng chia cho doanh thu theo biểu phí. Tỷ lệ này tăng dần mà không có kế hoạch là dấu hiệu chính sách ưu đãi đang trượt khỏi tầm kiểm soát.
Theo dõi nợ học phí theo tuổi nợ. Bao nhiêu khoản chậm dưới mười lăm ngày, bao nhiêu khoản quá một tháng. Khoản nợ quá lâu ở trường mầm non thường khó thu, nhất là khi trẻ đã nghỉ.
So với mô hình. Mỗi tháng đặt doanh thu bình quân thực tế cạnh giả định trong mô hình. Lệch vài phần trăm liên tục là đủ làm điểm hoà vốn và thời gian thu hồi vốn khác hẳn kế hoạch.
Câu hỏi thường gặp
Doanh thu bình quân mỗi trẻ khác học phí niêm yết bao nhiêu là bình thường?
Không có tỷ lệ chuẩn, vì phụ thuộc chính sách ưu đãi, cách thu tiền ăn và kỷ luật thu phí của từng trường. Điều quan trọng là biết chính xác khoảng chênh của trường mình, chia ra từng nguyên nhân, và đưa con số thực vào mô hình thay cho biểu phí.
Ưu đãi đóng học phí cả năm có làm giảm doanh thu không?
Có, trên mỗi trẻ, vì phụ huynh trả ít hơn tổng mười hai tháng lẻ. Đổi lại trường có tiền sớm và giữ chân trẻ tốt hơn. Nên tính mức chiết khấu sao cho không lớn hơn lợi ích thực từ việc có tiền sớm và giảm rút học, và giữ quỹ đủ hoàn phần chưa học nếu trẻ nghỉ.
Có nên hoàn tiền ăn những ngày trẻ nghỉ không?
Đây là chính sách của từng trường, nhưng phụ huynh thường đánh giá cao sự sòng phẳng ở khoản này. Nếu hoàn, cần quy định rõ báo trước bao lâu, hoàn bằng tiền hay trừ vào tháng sau. Dù chọn cách nào, mô hình phải tính đúng theo chính sách đã công bố.
Trẻ học nửa ngày hoặc theo buổi tính vào doanh thu bình quân thế nào?
Nên quy đổi về đơn vị tương đương trẻ học cả ngày, hoặc theo dõi thành một nhóm riêng. Nếu cộng chung với trẻ cả ngày, doanh thu bình quân bị kéo xuống và điểm hoà vốn tính theo đầu trẻ sẽ sai, vì trẻ học nửa ngày cũng chiếm ít chỗ và ít chi phí hơn.
Phí đồng phục, học liệu thu theo giá vốn có tính là doanh thu không?
Về quản trị, nếu trường chỉ thu đúng giá vốn để mua cho trẻ, khoản này gần như không đóng góp lãi và nên tách riêng để khỏi làm phình doanh thu bình quân. Cách ghi nhận kế toán và thuế cụ thể nên hỏi kế toán theo quy định hiện hành.
Làm sao biết có nên tăng học phí năm tới không?
So doanh thu bình quân hiện tại với mức cần để trang trải chi phí dự kiến năm tới, gồm tăng lương, tăng thuê và giá thực phẩm. Đồng thời xem tỷ lệ rút học sau lần điều chỉnh trước và danh sách chờ. Có danh sách chờ dài và tỷ lệ rút thấp thường là dư địa điều chỉnh.