Hiệu suất sử dụng mặt bằng trường mầm non: đo giờ phòng trống, xếp lịch nhiều dịch vụ

Hiệu suất sử dụng mặt bằng của trường mầm non được đo bằng tỷ lệ giữa số giờ phòng thực sự có hoạt động tạo doanh thu và số giờ phòng có thể dùng trong khung giờ phụ huynh có nhu cầu, tính riêng cho từng phòng và từng khu vực như sân, phòng đa năng, bếp. Một trường chỉ chạy chính khoá thường dùng phòng học dưới một nửa khung giờ có khách trong tuần; con số này cho biết dư địa để mở thêm dịch vụ trước khi nghĩ tới chuyện thuê thêm mặt bằng.

Đo được rồi mới xếp được. Bài viết hướng dẫn cách lập bảng đo, cách đọc kết quả, cách xếp nhiều dịch vụ lên cùng mặt bằng mà không va nhau, cách chia sẻ đội ngũ giữa các dòng và những giới hạn không nên vượt. Đây là công cụ cho chủ trường và người quản lý vận hành, cũng là thước đo hữu ích khi nhà đầu tư so sánh hai cơ sở.

Chọn mẫu số: khung giờ có thể dùng là bao nhiêu

Bước đầu tiên và dễ sai nhất là chọn mẫu số. Nếu lấy hai mươi bốn giờ mỗi ngày, mọi trường đều có hiệu suất thấp và con số mất ý nghĩa. Mẫu số đúng là khung giờ mà trẻ và gia đình có thể thực sự dùng dịch vụ tại trường. Với nhiều trường đô thị, đó là khoảng từ sáu giờ sáng tới tám hoặc chín giờ tối ngày thường, cộng một khung ban ngày thứ Bảy, có thể thêm Chủ nhật. Mỗi trường nên tự xác định theo khu vực và tệp phụ huynh của mình.

Cần trừ khỏi mẫu số những giờ phòng không thể dùng: giờ dọn dẹp và vệ sinh sau mỗi ca, giờ bảo trì định kỳ, giờ phải để phòng nghỉ vì quy định an toàn hoặc vì thoả thuận với hàng xóm về tiếng ồn. Phòng ngủ của nhà trẻ cũng khác phòng học mẫu giáo: nó gần như không dùng được cho hoạt động khác vì bố trí và vệ sinh. Mẫu số càng sát thực tế thì kết quả càng hữu ích.

Tử số là số giờ phòng có hoạt động tạo doanh thu hoặc phục vụ trực tiếp hoạt động đó. Giờ chính khoá, giờ trông sớm, đón muộn, ngoại khoá, lớp cuối tuần đều tính. Giờ ngủ trưa của trẻ trong phòng học cũng tính vì nằm trong chính khoá. Giờ phòng chỉ để chứa đồ thì không tính. Mỗi phòng một tỷ lệ; cộng có trọng số theo diện tích nếu muốn ra một con số chung cho cả cơ sở.

Ma trận phòng theo giờ: công cụ xếp lịch cơ bản

Ma trận là một bảng hàng là phòng, cột là khung giờ trong tuần, mỗi ô ghi hoạt động đang dùng phòng. Bảng dưới là ví dụ rút gọn cho một ngày thường ở một trường giả định có ba phòng học và một phòng đa năng.

Nhìn vào ma trận, ô trống hiện ra ngay: buổi sáng sớm chỉ cần một phòng gộp cho trông sớm, buổi tối hầu như trống, phòng đa năng trống giờ trưa. Không phải ô trống nào cũng nên lấp. Nhưng ma trận cho thấy chỗ nào còn dư địa, và quan trọng hơn, chỗ nào đã chật, nơi mở thêm dịch vụ sẽ va vào hoạt động đang có.

Đọc kết quả: bốn tình huống thường gặp

Hiệu suất thấp, sĩ số chính khoá cũng thấp. Vấn đề ở gốc là tuyển sinh, không phải thiếu dịch vụ. Mở thêm dòng mới lúc này tiêu tốn sức quản lý và hiếm khi cứu được trường. Ưu tiên lấp chính khoá trước.

Hiệu suất thấp, chính khoá đã gần đầy. Đây là trường hợp lý tưởng để mở thêm dịch vụ ngoài giờ. Tệp phụ huynh sẵn có, niềm tin sẵn có, chỉ cần chọn đúng dịch vụ họ cần và có người làm.

Hiệu suất cao ở phòng học, thấp ở phòng đa năng và sân. Dịch vụ mới nên thiết kế quanh khu vực chung: vận động, năng khiếu, lớp cuối tuần. Đồng thời xem lại lịch chính khoá có dùng khu chung đủ chưa, vì sân và phòng đa năng chưa dùng hết cũng có nghĩa trẻ chưa được vận động đủ.

Hiệu suất đã cao ở hầu hết khu vực. Thêm dịch vụ sẽ bắt đầu va nhau, làm phòng không kịp dọn, giáo viên chạy liên tục. Đây là lúc nghĩ tới tối ưu giá và chất lượng các dòng đang có, hoặc mở cơ sở thứ hai, thay vì nhồi thêm.

Xếp lịch nhiều dịch vụ mà không va nhau

Nguyên tắc đầu tiên là chính khoá được ưu tiên tuyệt đối. Mọi dịch vụ khác xếp vào ô còn lại sau khi đã khoá giờ chính khoá, giờ ngủ, giờ ăn và giờ dọn dẹp. Đừng bao giờ dời giờ ngủ của trẻ hay rút ngắn giờ chơi ngoài trời để chen một lớp ngoại khoá có trả phí. Phụ huynh chính khoá là nền của mọi dòng còn lại; họ sẽ nhận ra và không tha thứ.

Nguyên tắc thứ hai là để khoảng đệm giữa các hoạt động. Một phòng vừa kết thúc chính khoá lúc năm giờ không thể có ngay lớp vẽ lúc năm giờ: cần thời gian để trẻ chính khoá được đón hoặc chuyển sang phòng đón muộn, để cô cất dọn đồ của lớp, để phòng được lau sạch và bố trí lại. Khoảng đệm mười lăm đến ba mươi phút tuỳ hoạt động giúp tránh lộn xộn và giữ được sự tôn trọng giữa giáo viên chính khoá và giáo viên bộ môn.

Nguyên tắc thứ ba là quy định rõ quyền sở hữu không gian. Đồ dùng của lớp chính khoá, sản phẩm của trẻ trưng bày trên tường, góc chơi đã bố trí là của lớp đó. Dịch vụ khác dùng phòng phải biết cái gì được dùng, cái gì không được đụng, cái gì phải trả lại vị trí. Một tủ khoá riêng cho đồ của lớp bộ môn, một bảng kiểm khi nhận và trả phòng, nghe có vẻ hành chính nhưng loại bỏ phần lớn mâu thuẫn hằng ngày.

Chia sẻ đội ngũ giữa các dòng: lợi và giới hạn

Dùng chung đội ngũ là một nửa lý do khiến đa dòng doanh thu có lời. Một giáo viên chính khoá có năng khiếu múa có thể dạy thêm lớp múa cuối chiều; một bảo mẫu có thể nhận ca trông sớm trước giờ làm chính. Người lao động có thêm thu nhập, trường không phải tuyển thêm người lạ, trẻ được chăm bởi người quen. Khi làm đúng, đây là quan hệ hai bên cùng có lợi.

Giới hạn nằm ở sức người và luật lao động. Giờ làm thêm của người lao động có trần theo Bộ luật Lao động năm 2019 và phải được trả theo mức cao hơn giờ thường; làm việc ban đêm và ngày nghỉ cũng có chế độ riêng. Ngoài luật, còn giới hạn chuyên môn: một giáo viên đứng lớp từ sáng tới chiều rồi dạy thêm lớp ngoại khoá mỗi ngày sẽ mệt, chất lượng cả hai giảm. Trường nên đặt trần nội bộ, ví dụ mỗi người không quá vài buổi thêm mỗi tuần, và theo dõi dấu hiệu quá tải.

Cách tính chi phí cũng cần tách bạch. Khi giáo viên chính khoá dạy thêm dòng khác, phần thù lao đó là chi phí trực tiếp của dòng khác, không được giấu vào lương chính khoá. Nếu không tách, dòng ngoại khoá trông như có lời cao bất thường, còn chính khoá trông như tốn kém, dẫn tới quyết định sai về giá và về việc mở rộng dòng nào.

Cho thuê lại phòng ngoài giờ: khi nào hợp lý

Khi các dịch vụ của chính trường không lấp hết giờ trống, một số trường cho đơn vị bên ngoài thuê phòng. Trước khi làm, nên kiểm tra các điều kiện sau:

• Hợp đồng thuê mặt bằng có cho phép cho thuê lại hoặc cho bên thứ ba sử dụng không; nhiều hợp đồng cấm hoặc yêu cầu chủ nhà đồng ý bằng văn bản.
• Hoạt động của bên thuê có phù hợp với một cơ sở giáo dục mầm non không; ưu tiên lớp học cho trẻ nhỏ, lớp cho phụ huynh, tránh hoạt động không liên quan tới trẻ.
• Ai chịu trách nhiệm an toàn, phòng cháy, vệ sinh trong giờ bên thuê dùng; có bảo hiểm không.
• Đồ dùng của trẻ và của lớp chính khoá được bảo vệ thế nào; khu vực nào bên thuê không được vào.
• Giờ ra vào, chìa khoá, camera, bảo vệ; bên thuê có người phụ trách cụ thể không.
• Hoạt động có ảnh hưởng tới điều kiện cấp phép của trường hay phạm vi hoạt động đã đăng ký không; nếu không chắc, hỏi cơ quan quản lý giáo dục.

Cho thuê lại thường mang về khoản thu nhỏ so với rủi ro và công quản lý. Nó hợp với những khung giờ chắc chắn trường không dùng, như tối Chủ nhật, và với đối tác có cùng đối tượng trẻ em. Với phần lớn trường, tự mở dịch vụ của mình cho chính phụ huynh của mình vẫn là cách khai thác giờ trống có giá trị cao hơn.

Dùng chỉ số hiệu suất khi so sánh hai cơ sở

Với nhà đầu tư đứng trước hai cơ sở để chọn mua hoặc nhận chuyển nhượng, hiệu suất sử dụng mặt bằng cho một góc nhìn mà báo cáo lãi lỗ không thấy. Hai trường có lợi nhuận tương đương, một trường đã khai thác gần hết mặt bằng, một trường mới dùng phần nhỏ, có tiềm năng rất khác nhau. Trường thứ hai có dư địa tăng trưởng mà không cần tăng tiền thuê; trường thứ nhất muốn tăng trưởng phải mở cơ sở mới hoặc tăng giá.

Khi thẩm định, nên xin lịch hoạt động thực tế của từng phòng trong một tuần điển hình, không phải lịch trên giấy. Đi xem cơ sở vào cuối chiều và buổi tối để biết phòng nào thực sự có trẻ. Hỏi về các dịch vụ đã từng mở rồi đóng và lý do, vì đó là bài học về nhu cầu của khu vực mà người mua không phải trả giá để học lại.

Các cơ sở của hệ thống Global Star School tại TP.HCM được thiết kế để khai thác nhiều khung giờ trong ngày trên cùng một mặt bằng, từ sáng sớm tới tối và cuối tuần. Mục mô hình khai thác của trang mô tả cách bố trí này; mục cơ hội dành cho nhà đầu tư muốn xem số liệu một cơ sở cụ thể sau khi ký thoả thuận bảo mật.

Câu hỏi thường gặp

Hiệu suất sử dụng mặt bằng bao nhiêu là tốt?

Không có con số chuẩn chung vì khung giờ có thể dùng khác nhau giữa các khu vực và tệp phụ huynh. Điều quan trọng là theo dõi xu hướng của chính trường qua thời gian và so sánh giữa các phòng. Hiệu suất tăng mà chất lượng và sự hài lòng của phụ huynh giữ được là dấu hiệu tốt.

Có nên đo hiệu suất của sân chơi không?

Nên, nhưng với mục đích khác. Sân chơi dùng ít không chỉ là mặt bằng chưa khai thác mà còn có thể là dấu hiệu trẻ chính khoá chưa được vận động ngoài trời đủ. Trước khi nghĩ tới dịch vụ mới cho sân, hãy xem lịch chính khoá đã dành đủ thời gian ngoài trời cho trẻ chưa.

Làm sao thu thập dữ liệu giờ dùng phòng mà không tốn công?

Phần mềm quản lý trường có lịch lớp và điểm danh theo dịch vụ thường cho xuất được dữ liệu này. Nếu chưa có, một bảng tính ma trận phòng theo giờ cập nhật mỗi khi đổi lịch là đủ. Quan trọng là ghi theo thực tế, kể cả những buổi lớp bị huỷ vì vắng.

Dùng chung phòng giữa chính khoá và ngoại khoá có ảnh hưởng tới vệ sinh không?

Có nếu không có quy trình. Mỗi lần chuyển hoạt động cần thời gian lau dọn, đặc biệt sau các lớp có đất nặn, màu vẽ hay ăn uống. Lịch cần có khoảng đệm, người phụ trách vệ sinh và bảng kiểm. Phòng ngủ của nhà trẻ không nên dùng cho hoạt động khác.

Trường có nên mở cửa Chủ nhật không?

Chỉ khi có nhu cầu đủ đều và có nhân sự chịu làm theo lịch xoay ca mà không làm liên tục bảy ngày. Nhiều trường bắt đầu với thứ Bảy theo đăng ký trước, đo vài tháng rồi mới quyết định. Chủ nhật thường hợp với lớp năng khiếu hoặc hoạt động gia đình hơn là trông trẻ cả ngày.

Hiệu suất cao có làm tăng hao mòn cơ sở vật chất không?

Có. Dùng phòng nhiều giờ hơn thì đồ dùng, sàn, điều hoà, nhà vệ sinh hao mòn nhanh hơn, chi phí bảo trì và thay thế tăng. Khi tính phần đóng góp của dịch vụ mới, nên cộng thêm một phần chi phí hao mòn tương ứng, nếu không lợi nhuận trên giấy sẽ cao hơn thực tế.