Ngoài học phí, trường mầm non tư thục thường có thêm các khoản thu như tiền ăn, xe đưa đón, đồng phục, học liệu, chụp ảnh kỷ yếu, phí sự kiện và dã ngoại; nguyên tắc chung là mỗi khoản phải gắn với một dịch vụ phụ huynh thật sự nhận, được thông báo trước, công khai cách tính và để phụ huynh tự chọn ở những khoản không bắt buộc. Làm đúng, các khoản này là phần doanh thu bổ trợ hợp lý và tiện cho gia đình. Làm sai, chúng là nguồn bức xúc số một của phụ huynh, nhiều khi còn lớn hơn cả mức học phí.
Với nhà đầu tư, câu hỏi không phải là thu được bao nhiêu khoản, mà là khoản nào đáng tự làm, khoản nào nên để đối tác, khoản nào nên gộp hoặc bỏ. Bài viết đi qua từng nhóm khoản thu phổ biến dưới góc chi phí, rủi ro và lòng tin; phần tiền ăn và học phí chính đã có ở danh mục tài chính, ở đây chỉ nhắc khi liên quan.
Vì sao khoản thu phụ dễ làm mất lòng tin hơn học phí
Học phí là con số phụ huynh đã so sánh và chấp nhận trước khi chọn trường. Khoản thu phụ thì khác: nó thường xuất hiện sau, rải rác trong năm, và mỗi lần xuất hiện là một lần phụ huynh tự hỏi khoản này có cần không, có đắt không, trường có đang kiếm thêm không. Một hoá đơn đầu năm dài nhiều dòng, dù tổng không cao, tạo cảm giác bị thu vét. Một khoản bất ngờ giữa năm như phí sự kiện bắt buộc tạo cảm giác bị ép.
Vì vậy cách thiết kế khoản thu phụ quan trọng không kém mức thu. Phụ huynh chấp nhận dễ hơn khi biết trước toàn bộ danh sách từ lúc nhập học, khi thấy rõ khoản nào bắt buộc và khoản nào tuỳ chọn, khi có thể so sánh với việc tự mua bên ngoài, và khi trường giải thích được mình nhận gì từ khoản đó. Một bảng tổng chi phí dự kiến cả năm, gửi cùng hồ sơ nhập học, giải quyết được phần lớn khiếu nại về sau.
Về quy định, cơ sở giáo dục phải thực hiện công khai các khoản thu theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo về công khai. Chủ trường nên đối chiếu văn bản hiện hành để biết phải công khai những gì, ở đâu và vào thời điểm nào, và để biểu phí, hợp đồng với phụ huynh, cách thông báo không trái quy định.
Các khoản thu ngoài học phí thường gặp và nên làm thế nào
Bảng dưới gợi ý cách tiếp cận từng khoản. Không có cách đúng cho mọi trường; cột cuối là điều cần cân nhắc trước khi quyết định.
| Khoản thu | Bắt buộc hay tuỳ chọn | Tự làm hay đối tác | Điều cần cân nhắc |
|---|---|---|---|
| Xe đưa đón | Tuỳ chọn | Thường thuê đơn vị vận tải hoặc tự vận hành khi đủ quy mô | Rủi ro an toàn cao nhất trong các khoản; trách nhiệm luôn thuộc về trường |
| Đồng phục | Thường bắt buộc một bộ tối thiểu | Đặt may qua xưởng, trường bán lại | Chất liệu, giá so với mua ngoài, không ép mua quá nhiều bộ |
| Học liệu, vật dụng cá nhân | Tuỳ trường | Trường mua tập trung | Danh mục rõ, giá tương đương thị trường, cho phép tự chuẩn bị nếu hợp lý |
| Chụp ảnh, kỷ yếu | Tuỳ chọn | Đối tác chụp ảnh | Quy chế hình ảnh trẻ, không ép mua, giá công khai |
| Sự kiện, lễ hội, dã ngoại | Tuỳ chọn hoặc gộp vào học phí | Tự tổ chức hoặc thuê đơn vị sự kiện | Thông báo sớm, trẻ không tham gia vẫn có hoạt động thay thế |
| Bảo hiểm cho trẻ | Tuỳ chọn theo quy định | Qua doanh nghiệp bảo hiểm | Không ép buộc nếu không phải loại bắt buộc theo luật; giải thích quyền lợi rõ |
Nhìn qua bảng, có thể thấy phần lớn khoản thu phụ nên là tuỳ chọn và nhiều khoản nên làm qua đối tác chuyên nghiệp. Trường giữ vai trò chọn đối tác, giám sát chất lượng và bảo vệ quyền lợi phụ huynh, thay vì cố tự làm mọi thứ để giữ phần chênh lệch.
Xe đưa đón: khoản thu nhỏ, trách nhiệm lớn
Trong mọi khoản thu ngoài học phí, xe đưa đón là khoản có rủi ro cao nhất. Những sự cố bỏ quên trẻ trên xe từng gây hậu quả thương tâm và được dư luận quan tâm rộng rãi, dẫn tới việc pháp luật siết chặt yêu cầu với xe đưa đón trẻ. Luật Trật tự, an toàn giao thông đường bộ năm 2024 có quy định riêng về vận tải đưa đón trẻ em mầm non, học sinh, trong đó có các yêu cầu như thiết bị chống bỏ quên trẻ trên xe và người quản lý trẻ đi cùng. Chi tiết yêu cầu kỹ thuật và lộ trình áp dụng cần đối chiếu văn bản hướng dẫn hiện hành.
Dù trường tự vận hành xe hay thuê đơn vị vận tải, trong mắt phụ huynh và trong nhiều tình huống pháp lý, trường vẫn là bên chịu trách nhiệm với trẻ từ lúc lên xe tới lúc giao tận tay cha mẹ. Vì vậy, quy trình mới là trọng tâm: danh sách trẻ mỗi chuyến, điểm danh khi lên và khi xuống, kiểm tra toàn bộ xe sau mỗi chuyến, có người phụ trách ký xác nhận, thông báo ngay cho phụ huynh khi trẻ lên xe và xuống xe. Nếu thuê ngoài, hợp đồng phải ghi rõ các nghĩa vụ này, tiêu chuẩn tài xế và người đi kèm, bảo hiểm, và quyền của trường kiểm tra đột xuất.
Về kinh tế, xe đưa đón hiếm khi là dòng có phần đóng góp lớn. Chi phí xe, tài xế, người quản lý trẻ, nhiên liệu, bảo dưỡng, bảo hiểm chia cho số trẻ trên mỗi tuyến thường để lại phần mỏng, nhất là khi tuyến không đủ trẻ. Giá trị của nó nằm ở tiện ích giúp tuyển sinh, đặc biệt với gia đình ở xa hoặc không có người đưa đón. Nhà đầu tư nên cân nhắc kỹ trước khi mở: một sự cố trên xe có thể xoá sạch uy tín xây trong nhiều năm.
Đồng phục, học liệu, ảnh: những khoản nhỏ hay gây chuyện lớn
Đồng phục. Một bộ đồng phục giúp nhận diện trẻ khi ra ngoài trường và tạo cảm giác thuộc về. Nhưng ép mua nhiều bộ, đổi mẫu liên tục hay giá cao hơn hẳn chất lượng là nguồn phàn nàn quen thuộc. Nên quy định số bộ tối thiểu, công khai giá, chọn chất liệu thoáng mát hợp khí hậu, và giữ mẫu ổn định nhiều năm.
Học liệu và vật dụng. Mua tập trung giúp đồng bộ và tiện cho phụ huynh, nhưng danh mục cần hợp lý và giá tương đương thị trường. Danh mục dài với những món ít dùng tới khiến phụ huynh nghi ngờ. Một số vật dụng cá nhân như khăn, cốc, bàn chải có thể cho gia đình tự chuẩn bị theo hướng dẫn.
Chụp ảnh, kỷ yếu. Phụ huynh thích ảnh của con, nhưng không thích bị ép mua. Ảnh nên là tuỳ chọn, giá công khai, đối tác chụp ảnh tuân thủ quy chế hình ảnh trẻ của trường. Không đăng ảnh trẻ lên mạng xã hội của đối tác hay của trường khi chưa có đồng ý của cha mẹ.
Quà, đóng góp tự nguyện. Những khoản như quyên góp cho lễ hội, quà tặng giáo viên dịp lễ dễ biến thành áp lực ngầm. Trường nên có quy định rõ về quà tặng, không để ban đại diện cha mẹ hay giáo viên đứng ra thu các khoản ngoài danh mục đã công khai.
Sự kiện và dã ngoại: gộp hay thu riêng
Các sự kiện như lễ khai giảng, Trung thu, Tết, ngày hội gia đình, lễ tốt nghiệp mẫu giáo là phần không thể thiếu của đời sống trường mầm non. Có hai cách tính phí. Cách thứ nhất là gộp chi phí các sự kiện thường niên vào học phí, phụ huynh không phải trả thêm, trẻ nào cũng tham gia. Cách thứ hai là thu riêng từng sự kiện, phù hợp với những hoạt động tuỳ chọn có chi phí đáng kể như dã ngoại xa, xem biểu diễn.
Nguyên tắc nên giữ: các sự kiện là một phần của chương trình giáo dục thì nên gộp, để không trẻ nào bị loại vì gia đình không trả thêm. Các hoạt động thật sự tuỳ chọn thì thu riêng, nhưng trẻ không tham gia vẫn phải có hoạt động thay thế ở trường, không để trẻ ngồi chờ hay cảm thấy bị bỏ lại. Lịch sự kiện cả năm nên được thông báo từ đầu năm học kèm chi phí dự kiến của các hoạt động tuỳ chọn.
Về chi phí, sự kiện là chỗ dễ vượt ngân sách vì muốn làm đẹp, làm lớn. Ví dụ giả định: một buổi lễ tốt nghiệp thuê hội trường, trang trí, âm thanh ánh sáng, quà, chụp ảnh có thể tốn ngang vài tháng chi phí vận hành của một lớp. Nếu gộp vào học phí, cần dự trù từ đầu năm; nếu thu riêng, cần công khai cấu thành chi phí. Một buổi lễ ấm áp tổ chức tại trường đôi khi được phụ huynh nhớ lâu hơn một buổi lễ hoành tráng ở ngoài.
Thiết kế danh mục khoản thu cho năm học
Trình tự sau giúp chủ trường rà lại toàn bộ khoản thu trước mỗi năm học.
- Liệt kê mọi khoản phụ huynh đang trả cho trường trong năm, kể cả những khoản do giáo viên hay ban đại diện thu hộ.
- Với mỗi khoản, ghi rõ dịch vụ phụ huynh nhận được, chi phí của trường, phần chênh lệch nếu có.
- Phân loại bắt buộc và tuỳ chọn; xét lại những khoản bắt buộc có thật sự cần bắt buộc không.
- Xem khoản nào nên gộp vào học phí cho gọn, khoản nào nên bỏ vì gây phiền hơn lợi.
- So sánh giá các khoản như đồng phục, học liệu với giá mua ngoài; điều chỉnh nếu chênh quá lớn.
- Lập bảng tổng chi phí dự kiến cả năm cho phụ huynh, gửi cùng hồ sơ nhập học và công khai theo quy định.
- Quy định rõ chính sách hoàn, bảo lưu khi trẻ nghỉ, chuyển trường giữa năm cho từng khoản.
Sau mỗi năm, xem lại số khiếu nại liên quan tới khoản thu. Khoản nào bị hỏi nhiều nhất là khoản cần giải thích lại, thiết kế lại hoặc bỏ.
Khoản thu phụ khi thẩm định một trường để mua lại
Khi thẩm định một trường mầm non đang vận hành, khoản thu ngoài học phí là chỗ cần nhìn kỹ vì hai lý do. Thứ nhất, một phần lợi nhuận báo cáo có thể đến từ các khoản thu phụ có biên cao nhưng không bền: đồng phục giá cao, học liệu bắt buộc, phí sự kiện dày đặc. Khi người mua điều chỉnh về mức hợp lý để giữ lòng tin phụ huynh, lợi nhuận sẽ giảm. Thứ hai, các khoản do giáo viên hay ban đại diện thu hộ ngoài sổ sách có thể là rủi ro pháp lý và rủi ro uy tín người mua thừa hưởng.
Nên yêu cầu danh mục đầy đủ các khoản thu trong ít nhất một năm học, đối chiếu với thông báo gửi phụ huynh và với sổ sách. Hợp đồng với đơn vị xe đưa đón, xưởng đồng phục, đối tác chụp ảnh cần được xem lại về thời hạn, điều khoản chấm dứt và trách nhiệm. Hỏi thêm về khiếu nại của phụ huynh liên quan tới khoản thu trong vài năm gần nhất.
Trang có mục cơ hội giới thiệu các cơ sở mầm non đang vận hành của hệ thống Global Star School tại TP.HCM, với hồ sơ chi tiết được cung cấp sau khi ký thoả thuận bảo mật, dành cho nhà đầu tư muốn thẩm định một cơ sở cụ thể.
Câu hỏi thường gặp
Trường mầm non tư thục có được tự quyết các khoản thu không?
Trường tư thục có quyền tự chủ về mức thu nhưng phải thực hiện công khai theo quy định về công khai trong cơ sở giáo dục, thống nhất với phụ huynh qua hợp đồng hoặc thông báo trước, và không thu các khoản trái quy định. Nên đối chiếu văn bản hiện hành và hướng dẫn của cơ quan quản lý giáo dục.
Có nên để ban đại diện cha mẹ thu các khoản đóng góp không?
Nên hạn chế. Các khoản thu của trường nên do trường thu, có chứng từ. Ban đại diện cha mẹ có thể vận động đóng góp tự nguyện theo quy định về ban đại diện, nhưng trường cần giám sát để không biến thành khoản thu bắt buộc ngầm hay thu ngoài danh mục đã công khai.
Xe đưa đón nên tự vận hành hay thuê ngoài?
Trường nhỏ thường thuê đơn vị vận tải có kinh nghiệm đưa đón học sinh vì không đủ quy mô để tự vận hành. Dù chọn cách nào, quy trình điểm danh, kiểm tra xe và người quản lý trẻ trên xe là trách nhiệm trường phải nắm chặt. Hợp đồng thuê cần ghi rõ nghĩa vụ và quyền kiểm tra.
Có được bắt buộc phụ huynh mua đồng phục tại trường không?
Nhiều trường quy định mặc đồng phục nhưng việc ép mua số lượng lớn hay giá cao hơn nhiều so với chất lượng dễ gây phản ứng. Nên quy định số bộ tối thiểu, công khai giá và chất liệu, giữ mẫu ổn định. Phụ huynh có con thứ hai cùng trường sẽ cảm kích nếu được dùng lại đồ của anh chị.
Trẻ không tham gia dã ngoại thì trường xử lý thế nào?
Trẻ không tham gia hoạt động tuỳ chọn vẫn phải được chăm sóc và có hoạt động thay thế ở trường với giáo viên phụ trách. Không để trẻ cảm thấy bị bỏ lại hay bị so sánh. Thông báo sớm và rõ ràng giúp gia đình chủ động quyết định và sắp xếp.
Khoản thu nào nên gộp vào học phí cho gọn?
Những khoản mọi trẻ đều dùng và là một phần của chương trình như học liệu cơ bản, sự kiện thường niên trong trường thường nên gộp. Những khoản chỉ một phần gia đình dùng như xe đưa đón, ảnh, dã ngoại xa nên để riêng và tuỳ chọn. Gộp hợp lý giúp hoá đơn gọn và phụ huynh dễ so sánh.