Tuyển sinh trường mầm non mới mở: lộ trình sáu tháng trước và sau ngày khai giảng

Trường mầm non mới mở nên bắt đầu tuyển sinh từ lúc mặt bằng còn đang cải tạo, chậm nhất ba tháng trước ngày đón lứa trẻ đầu tiên. Ba tháng đó dùng để dựng một danh sách phụ huynh quan tâm thật, cho họ thấy con người sẽ chăm con họ, và chuyển một phần danh sách thành học sinh đóng tiền giữ chỗ. Trường nào đợi sơn xong, treo băng rôn rồi mới đi tìm khách thường mở cửa với vài bé và phải gánh nguyên chi phí cố định trong khi lớp còn trống.

Cái khó của trường mới không nằm ở quảng cáo mà ở niềm tin: phụ huynh giao một đứa trẻ hai, ba tuổi cho người lạ, ở một nơi chưa có ai từng gửi. Mọi hoạt động tuyển sinh giai đoạn đầu đều nhằm rút ngắn khoảng cách đó, bằng cách cho phụ huynh gặp người, xem chỗ, thử một buổi, nghe người quen kể lại. Bài này trình bày lộ trình theo tháng, những chỉ số cần đếm mỗi tuần và các sai lầm làm lứa đầu tuyển chậm.

Vì sao lứa học sinh đầu tiên quyết định cả hai năm sau

Lứa đầu có sức nặng lớn hơn số tiền học phí nó mang lại, vì nó tạo ra những thứ trường mới chưa có:

• Người làm chứng. Mười phụ huynh đầu tiên là mười người sẽ trả lời câu hỏi "trường đó thế nào" trong nhóm Zalo chung cư, ở cổng công ty, ở buổi sinh nhật con bạn. Họ hài lòng thì trường có kênh giới thiệu miễn phí; họ thất vọng thì một bài đăng có thể xoá công sức nhiều tháng quảng cáo.
• Nhịp vận hành. Cô giáo, bếp, bảo vệ, quy trình đón trả chỉ thật sự chạy khi có trẻ. Lứa đầu nhỏ giúp đội ngũ sửa lỗi trong điều kiện ít áp lực; lứa đầu quá đông khi quy trình chưa chín dễ sinh sự cố.
• Dòng tiền giữ đội ngũ. Giáo viên giỏi không ở lại một trường vắng lâu ngày. Số học sinh đủ để mở lớp đầu tiên đúng hẹn là điều kiện giữ những người đã tuyển.
• Hình ảnh trường có sức sống. Phụ huynh đến tham quan một lớp có vài bé đang chơi sẽ yên tâm hơn nhiều so với một phòng học đẹp nhưng im lặng.

Vì vậy mục tiêu của giai đoạn trước khai giảng không phải "càng nhiều càng tốt" mà là đủ để mở ít nhất một lớp trọn vẹn với phụ huynh có kỳ vọng phù hợp. Nhận vội những gia đình kỳ vọng sai về giờ giấc, chương trình hay cách chăm sóc thường dẫn tới rút con ngay tháng thứ hai.

Lộ trình theo tháng: từ lúc thi công tới ba tháng sau khai giảng

Mốc thời gian dưới đây tính ngược từ ngày đón trẻ (gọi là T). Trường nhỏ có thể rút gọn, nhưng thứ tự các việc nên giữ:

Điểm hay bị bỏ qua là dòng cuối: ba tháng sau khai giảng mới là lúc tuyển sinh thật sự tăng tốc, vì khi đó trường đã có ảnh hoạt động thật, phụ huynh thật, câu chuyện thật để kể. Nhiều chủ trường dồn hết ngân sách quảng cáo vào trước ngày mở cửa, đến khi có thứ để khoe thì hết tiền.

Danh sách chờ: thứ tài sản trường mới nên xây đầu tiên

Danh sách chờ là bảng ghi những gia đình đã để lại thông tin và nói rõ mong muốn: con mấy tuổi, cần gửi từ tháng nào, cần học cả ngày hay bán trú, ở khu nào. Giá trị của nó nằm ở chất lượng từng dòng chứ không phải độ dài. Một trăm số điện thoại thu từ một trò bốc thăm trúng quà thường cho ít học sinh hơn hai mươi gia đình đã tự đến xem mặt bằng đang thi công.

Cách xây danh sách tốt nhất trong giai đoạn chưa có lớp là cho phụ huynh lý do quay lại nhiều lần. Ví dụ: cập nhật tiến độ cải tạo hằng tuần bằng ảnh thật, mời buổi trò chuyện với hiệu trưởng về cách trường sẽ cho trẻ làm quen, mở buổi chơi thử cuối tuần ở sân trường khi sân đã xong. Mỗi lần phụ huynh đến là một lần niềm tin tăng thêm, và người chăm sóc tuyển sinh biết thêm một điều về gia đình đó.

Danh sách nên được phân nhóm theo mức nóng: gia đình cần gửi ngay khi khai giảng, gia đình cần gửi trong vòng sáu tháng, gia đình chỉ đang tìm hiểu. Mỗi nhóm cần cách chăm khác nhau. Nhóm cần gửi ngay cần được mời đến trường sớm và nhận đề nghị giữ chỗ rõ ràng; nhóm sáu tháng cần được nhắc định kỳ bằng thông tin hữu ích chứ không phải tin khuyến mãi dồn dập.

Ưu đãi lứa đầu: dùng đúng thì giữ chân, dùng sai thì kéo khách sai

Ưu đãi nên gắn với cam kết. Giảm một phần phí giữ chỗ hoặc tặng tháng làm quen chỉ khi gia đình nhập học đúng hẹn và học đủ một thời gian nhất định. Ưu đãi không điều kiện thu hút những gia đình săn khuyến mãi, sẵn sàng chuyển đi khi trường bên cạnh mở chương trình hấp dẫn hơn.

Ưu đãi không nên làm hỏng biểu phí. Giảm sâu học phí hằng tháng cho lứa đầu tạo ra hai biểu phí song song trong cùng một lớp. Đến năm sau, khi muốn đưa lứa đầu về mức chuẩn, trường phải đối diện với những phụ huynh cảm thấy bị tăng giá. Ưu đãi một lần (phí nhập học, đồng phục, tháng đầu) dễ quản lý hơn ưu đãi kéo dài.

Ưu đãi tốt nhất thường không phải tiền. Quyền chọn lớp, buổi gặp riêng với chuyên viên dinh dưỡng, ưu tiên chỗ cho em ruột sau này, được mời góp ý chương trình làm quen: những thứ này tạo cảm giác là thành viên sáng lập, gắn kết lâu hơn một khoản giảm giá.

Ghi rõ điều kiện bằng văn bản. Mọi ưu đãi nên có thời hạn, điều kiện và cách xử lý khi gia đình rút con giữa chừng. Lời hứa miệng của nhân viên tư vấn lúc đông khách là nguồn tranh chấp phổ biến nhất với lứa đầu.

Những chỉ số cần đếm mỗi tuần trong giai đoạn tuyển sinh đầu

Chủ đầu tư không cần một hệ thống phức tạp; một bảng tính cập nhật cuối tuần là đủ, miễn đếm đúng những con số sau:

• Số gia đình mới để lại thông tin trong tuần, tách theo nguồn: quảng cáo, giới thiệu, đi ngang qua trường, sự kiện, tìm trên bản đồ.
• Số gia đình đến trường tham quan hoặc dự lớp trải nghiệm, và thời gian từ lúc để lại thông tin tới lúc đến.
• Số gia đình đóng tiền giữ chỗ hoặc nhập học, cùng lý do từ chối của những gia đình không chọn trường (giờ đón, khoảng cách, chương trình, cơ sở vật chất, cảm nhận về cô).
• Chi phí quảng cáo chia cho số gia đình đến tham quan, chứ không chỉ chia cho số lượt để lại thông tin.
• Với trường đã khai giảng: số bé đang học cuối tuần, số bé báo nghỉ hoặc rút, số lượt giới thiệu mới từ phụ huynh hiện tại.

Con số quan trọng nhất ở giai đoạn này là tỷ lệ từ đến tham quan sang nhập học. Nếu tỷ lệ này thấp, tăng quảng cáo chỉ làm đắt thêm; vấn đề nằm ở trải nghiệm khi phụ huynh bước vào trường. Nếu tỷ lệ cao mà số người đến ít, lúc đó mới là bài toán tiếp cận.

Năm sai lầm làm trường mới tuyển chậm

Mở cửa khi chưa có người đứng tên chuyên môn. Phụ huynh hỏi "ai là hiệu trưởng, cô chủ nhiệm là ai" ngay buổi đầu. Trường chỉ có chủ đầu tư và nhân viên tư vấn thì khó trả lời câu hỏi quan trọng nhất về người chăm con.

Ảnh quảng cáo đẹp hơn thực tế. Ảnh dựng hoặc ảnh lấy từ nơi khác khiến phụ huynh thất vọng khi đến xem, và họ kể lại điều đó. Ảnh thật, kể cả ảnh công trường, xây niềm tin tốt hơn.

Tuyển sinh quá rộng. Phần lớn phụ huynh mầm non chọn trường trong quãng đường đưa đón hằng ngày chấp nhận được. Quảng cáo phủ cả thành phố tốn tiền vào những người không bao giờ đến được.

Không có người theo dõi danh sách. Phụ huynh để lại thông tin rồi chờ ba ngày không ai gọi thì đã đi xem trường khác. Trong giai đoạn đầu cần một người chịu trách nhiệm liên hệ lại trong ngày.

Nhận mọi độ tuổi ngay từ đầu. Mở quá nhiều nhóm tuổi với mỗi nhóm vài bé làm chi phí giáo viên đội lên mà lớp nào cũng vắng. Nhiều trường chọn mở trước một hoặc hai nhóm tuổi có nhu cầu rõ nhất ở khu vực, lấp đầy rồi mới mở thêm.

Phân vai tuyển sinh trong trường mới: ai làm việc gì

Chủ đầu tư. Duyệt ngân sách, đặt mục tiêu số học sinh theo tháng và đọc bảng chỉ số mỗi tuần. Chủ đầu tư không nhất thiết phải đứng tư vấn, nhưng nên có mặt ở vài buổi gặp phụ huynh đầu tiên để hiểu khách hàng thật của mình hỏi gì, lo gì, từ chối vì lý do nào.

Hiệu trưởng hoặc quản lý chuyên môn. Là gương mặt của trường trước phụ huynh. Người này trả lời các câu hỏi về chăm sóc, chương trình, làm quen, sức khoẻ; dẫn buổi trò chuyện trong ngày hội. Trường mới mà hiệu trưởng chỉ đến vào ngày khai giảng thì mất đi lý lẽ thuyết phục mạnh nhất.

Người phụ trách tuyển sinh. Giữ danh sách, liên hệ lại trong ngày, đặt lịch tham quan, nhắc lịch, ghi lý do từ chối. Ở trường nhỏ, vai này có thể do quản lý hành chính kiêm nhiệm, nhưng phải có tên một người cụ thể chịu trách nhiệm, không để "ai rảnh thì nghe máy".

Giáo viên chủ nhiệm tương lai. Tham gia lớp trải nghiệm, gặp phụ huynh trong buổi tham quan. Giáo viên được tuyển sớm vài tuần để tham gia tuyển sinh là khoản chi đáng giá: phụ huynh chọn trường phần lớn vì người sẽ chăm con.

Đơn vị ngoài nếu có. Làm quảng cáo, chụp ảnh, dựng nội dung. Phần việc này nên giao kèm bảng chỉ số rõ ràng và quyền truy cập đầy đủ của trường vào tài khoản quảng cáo, trang mạng xã hội, danh sách khách.

Câu hỏi thường gặp

Trường mầm non mới nên mở cửa đón trẻ vào tháng nào trong năm?

Phần lớn gia đình tìm trường cho năm học mới vào mùa hè, nên mở trước hoặc đầu năm học giúp đón được nhóm đông nhất. Tuy vậy mầm non nhận trẻ quanh năm, nhất là nhóm nhà trẻ khi mẹ hết nghỉ sinh. Thời điểm tốt nhất là khi giấy phép, đội ngũ và quy trình đã sẵn sàng; mở vội cho kịp mùa mà thiếu một trong ba thứ thường gây hại hơn chậm một vài tháng.

Có nên nhận tiền giữ chỗ khi trường chưa có quyết định cho phép hoạt động?

Đây là vùng rủi ro. Nếu giấy phép chậm, trường phải hoàn tiền và mất uy tín với đúng những gia đình tin mình nhất. Cách thận trọng là chỉ nhận đăng ký quan tâm không thu tiền cho tới khi chắc chắn về mốc được phép hoạt động, hoặc nếu thu thì ghi rõ bằng văn bản điều kiện hoàn lại toàn bộ khi trường không khai giảng đúng hẹn.

Bao nhiêu học sinh thì đủ để khai giảng?

Không có con số chung, vì phụ thuộc vào cơ cấu chi phí và số nhóm tuổi định mở. Cách tính đúng là xác định số trẻ tối thiểu để một lớp đủ trang trải giáo viên và chi phí trực tiếp của lớp đó, rồi so với khả năng chịu lỗ phần chi phí cố định trong vài tháng đầu. Phần điểm hoà vốn được trình bày riêng ở danh mục tài chính và dòng tiền.

Có nên tổ chức khai trương lớn để thu hút phụ huynh?

Một buổi khai trương có thể tạo tiếng vang ở khu dân cư, nhưng hiệu quả tuyển sinh thường đến từ những buổi nhỏ hơn: lớp trải nghiệm vài gia đình, buổi trò chuyện với hiệu trưởng. Nếu làm khai trương, nên thiết kế để phụ huynh được xem lớp, gặp cô và để lại thông tin, chứ không chỉ xem biểu diễn và nhận quà rồi ra về.

Trường mới có nên thuê đơn vị ngoài làm tuyển sinh?

Đơn vị ngoài có thể làm tốt phần quảng cáo, nội dung và sự kiện. Phần không nên giao hết là tư vấn và chăm sóc phụ huynh, vì đó là nơi phụ huynh đánh giá con người của trường. Nếu thuê, nên trả theo kết quả gắn với số gia đình đến tham quan hoặc nhập học, và giữ quyền sở hữu danh sách phụ huynh cùng các trang mạng xã hội của trường.

Trẻ đã học ở trường khác có nên được mời chuyển sang trường mới?

Phụ huynh tự tìm đến vì chưa hài lòng với trường cũ là nguồn học sinh bình thường. Điều nên tránh là chủ động lôi kéo bằng cách nói xấu trường khác hoặc nhắm quảng cáo vào cổng trường đối thủ; cách làm đó làm xấu hình ảnh cả ngành trong khu vực và dễ quay lại hại chính mình.