Mô hình tài chính trường mầm non là một bảng tính nối ba khối theo đúng thứ tự: khối giả định (sức chứa, tốc độ tuyển sinh, doanh thu bình quân mỗi trẻ, từng khoản chi phí), khối tính toán theo tháng cho ít nhất 36 tháng đầu, và khối kết quả gồm lãi lỗ, dòng tiền, nhu cầu vốn, điểm hoà vốn. Mô hình tốt bắt đầu từ số chỗ học thật sự có, không bắt đầu từ số tiền chủ đầu tư muốn kiếm.
Người mới thường làm ngược: lấy học phí nhân sức chứa tối đa nhân mười hai tháng, trừ đi tiền thuê và lương, ra một con số lợi nhuận đẹp. Con số đó gần như chắc chắn sai, vì không trường nào đầy ngay từ tháng đầu, không phụ huynh nào trả đúng giá niêm yết suốt năm, và lương không đứng yên. Bài này đi qua cấu trúc một mô hình dùng được để ra quyết định, các tab nên có, một ví dụ giả định có số, và những lỗi khiến mô hình thành giấy vẽ.
Ba tầng của một mô hình dùng được
Tầng thứ nhất là giả định: mọi con số đầu vào nằm ở một chỗ, mỗi con số có ghi chú lấy từ đâu. Sức chứa lấy từ bản vẽ và quy định về diện tích, sĩ số. Doanh thu bình quân lấy từ biểu phí dự kiến trừ các khoản giảm. Tiền thuê lấy từ hợp đồng hoặc bản chào thuê. Lương lấy từ khảo sát tuyển dụng thực tế ở khu vực. Khi ai đó hỏi "số này ở đâu ra", bạn phải chỉ được ngay vào ô ghi chú.
Tầng thứ hai là tính toán: các bảng theo tháng tự lấy giả định để tính sĩ số, doanh thu, chi phí, khấu hao, thuế, dòng tiền. Ở tầng này không gõ tay một con số nào. Nếu phải sửa, sửa ở tầng giả định. Nguyên tắc nghe khô nhưng là thứ phân biệt mô hình thật với bảng tính chắp vá: khi đổi một giả định, cả mô hình đổi theo, và bạn thấy ngay hệ quả.
Tầng thứ ba là kết quả: một trang tóm tắt cho người ra quyết định, gồm lãi lỗ theo năm, dòng tiền tích luỹ, đáy âm sâu nhất của dòng tiền (tức số vốn thật sự cần), số trẻ hoà vốn, thời gian thu hồi vốn theo vài kịch bản. Trang này là thứ mang vào cuộc họp với người góp vốn, ngân hàng hay bên bán trường. Nó phải đọc được trong năm phút và mọi con số trên đó phải lần ngược được về tầng giả định.
Bắt đầu từ sức chứa, không từ doanh thu mong muốn
Sức chứa là trần của mọi thứ trong mô hình. Có ba con số khác nhau cần tách. Sức chứa pháp lý là số trẻ tối đa cơ sở được phép nhận, phụ thuộc diện tích phòng nuôi dưỡng, sân chơi và sĩ số tối đa mỗi nhóm, lớp theo độ tuổi mà Điều lệ trường mầm non quy định. Sức chứa thiết kế là số trẻ bạn định xếp vào từng phòng theo chương trình của mình, thường thấp hơn trần pháp lý nếu bạn muốn lớp thưa hơn. Sức chứa vận hành thực tế thấp hơn nữa, vì trẻ không phân bố đều theo độ tuổi: lớp nhà trẻ có thể có danh sách chờ trong khi lớp lớn còn chỗ.
Mô hình nên dùng sức chứa thiết kế làm mẫu số cho tỷ lệ lấp đầy, và đặt mức lấp đầy ổn định dài hạn thấp hơn một trăm phần trăm. Người làm nghề hiếm khi giả định một trường chạy kín chỗ mọi tháng; luôn có trẻ chuyển đi, trẻ lên lớp Một, chỗ trống chờ trẻ mới. Đặt mức trần thận trọng không làm mô hình xấu đi, nó làm mô hình đáng tin hơn trong mắt người đọc có kinh nghiệm.
Từ sức chứa theo từng độ tuổi, bạn dựng đường tuyển sinh theo tháng: tháng khai giảng có bao nhiêu trẻ, mỗi tháng sau thêm bao nhiêu, rút bao nhiêu, tháng nào trẻ lớn ra trường. Đây là phần khó đoán nhất và cũng là phần quyết định kết quả nhiều nhất. Danh mục này có một bài riêng về dự phóng sĩ số và tỷ lệ lấp đầy; trong mô hình tổng, chỉ cần nhớ rằng mọi dòng doanh thu đều nhân với đường này, nên một giả định lạc quan ở đây làm sai cả mô hình.
Các tab nên có trong bảng tính
Không cần phần mềm đắt tiền; một bảng tính chia tab rõ ràng là đủ cho một hay vài cơ sở. Bảng dưới là bộ khung tối thiểu và lỗi hay gặp ở từng tab.
| Tab | Nội dung | Lỗi hay gặp |
|---|---|---|
| Giả định | Sức chứa theo độ tuổi, biểu phí, giảm trừ, lương từng vị trí, tiền thuê, điện nước, thực phẩm mỗi trẻ, lịch tăng giá | Con số không có nguồn; giả định nằm rải rác trong các tab khác |
| Tuyển sinh | Sĩ số đầu tháng, nhập, rút, ra trường, sĩ số cuối tháng theo từng độ tuổi | Cho sĩ số tăng đều mãi; quên tháng trẻ lên lớp Một |
| Doanh thu | Sĩ số nhân doanh thu bình quân từng loại phí; phí một lần phân bổ đúng kỳ | Dùng giá niêm yết; tính phí đầu năm vào một tháng làm lãi ảo |
| Nhân sự | Số giáo viên, bảo mẫu, cô nuôi, văn phòng theo số lớp đang mở; lương, bảo hiểm, thưởng | Giữ nguyên số người khi mở thêm lớp; quên tháng lương thứ mười ba, thưởng Tết |
| Chi phí khác | Thuê, điện nước, thực phẩm, học liệu, bảo trì, marketing, phần mềm, bảo hiểm | Bỏ sót bảo trì, thay đồ chơi, kiểm định định kỳ |
| Đầu tư | Cải tạo, thiết bị, đồ chơi, chi phí trước khai trương; lịch khấu hao | Khấu hao dài hơn thời hạn thuê còn lại |
| Dòng tiền | Thu thực tế theo kỳ đóng, chi thực tế theo kỳ trả, vay và trả nợ, số dư | Đồng nhất lợi nhuận với tiền mặt |
| Tóm tắt | Lãi lỗ năm, đáy dòng tiền, số trẻ hoà vốn, thu hồi vốn theo kịch bản | Chỉ có một kịch bản đẹp |
Tab nhân sự đáng tách riêng vì đây là khoản chi lớn nhất và thay đổi theo bậc: mỗi lớp mở thêm kéo theo một giáo viên, một bảo mẫu, có khi thêm một cô nuôi. Nếu nhân sự chỉ là một dòng tổng cố định, mô hình sẽ cho thấy lợi nhuận tăng vùn vụt khi thêm trẻ, trong khi thực tế đường lợi nhuận đi theo bậc thang.
Một ví dụ giả định có số
Để thấy các khối nối nhau thế nào, lấy một trường giả định tám lớp, sức chứa thiết kế 160 trẻ. Mọi con số dưới đây là ví dụ giả định để minh hoạ cách tính, không phải số của trường nào và không phải mức phí hay mức lương khuyến nghị. Doanh thu bình quân thực thu giả định 5 triệu đồng mỗi trẻ mỗi tháng sau giảm trừ. Biến phí theo trẻ (thực phẩm, học liệu tiêu hao, một phần điện nước) giả định 1,1 triệu đồng. Chi phí cố định khi đã mở đủ tám lớp giả định 380 triệu đồng mỗi tháng, gồm tiền thuê 110 triệu, lương và bảo hiểm 220 triệu, các khoản vận hành khác 50 triệu.
Mỗi trẻ đóng góp 5 − 1,1 = 3,9 triệu đồng để trang trải chi phí cố định. Số trẻ hoà vốn hằng tháng là 380 ÷ 3,9 ≈ 97,4, làm tròn lên 98 trẻ, tương đương khoảng 61% sức chứa. Ở mức 112 trẻ (70% sức chứa), doanh thu tháng là 560 triệu, biến phí khoảng 123 triệu, sau chi phí cố định còn khoảng 57 triệu trước khấu hao và thuế. Ở mức 144 trẻ (90%), con số này lên khoảng 182 triệu, nếu chi phí cố định không đổi.
Chữ "nếu" ở cuối là chỗ người làm mô hình phải trung thực. Từ 112 lên 144 trẻ, nhiều khả năng trường cần thêm bảo mẫu phụ, thêm suất cô nuôi, chi phí cố định nhích lên. Và trường không đi từ 0 lên 112 trẻ trong một tháng: nếu mất mười hai tới mười tám tháng để lấp tới mức đó, toàn bộ giai đoạn này là lỗ, và khoản lỗ tích luỹ chính là vốn lưu động bạn phải chuẩn bị ngoài tiền cải tạo. Mô hình có tab tuyển sinh theo tháng sẽ cho bạn thấy con số này; phép tính một dòng như trên thì không.
Mười giả định phải ghi rõ nguồn
Một người đọc mô hình có kinh nghiệm sẽ hỏi ngay về những giả định dưới đây. Mỗi giả định nên có một dòng ghi chú: lấy từ đâu, ngày nào, ai xác nhận.
- Sức chứa theo từng độ tuổi, căn cứ bản vẽ và quy định diện tích, sĩ số hiện hành.
- Số trẻ ngày khai trương và tốc độ nhập học mỗi tháng, căn cứ khảo sát khu vực, danh sách quan tâm, kinh nghiệm cơ sở tương tự.
- Tỷ lệ rút học mỗi tháng và tháng trẻ lớn ra trường.
- Biểu phí từng gói và cơ cấu gói (bao nhiêu trẻ học gói nào).
- Mức giảm trừ bình quân: ưu đãi khai trương, anh chị em, đóng dài hạn, con em nhân viên.
- Định biên nhân sự theo số lớp đang mở và mức lương từng vị trí, có kế hoạch tăng lương hằng năm.
- Tiền thuê, lịch tăng giá thuê và ai chịu thuế cho thuê theo hợp đồng.
- Chi phí thực phẩm mỗi trẻ mỗi ngày và số ngày ăn thực tế trong tháng.
- Tổng vốn cải tạo, thiết bị và thời gian khấu hao, không dài hơn thời hạn thuê còn lại.
- Tỷ lệ tăng học phí hằng năm và giả định về số trẻ rút khi tăng phí.
Ba giả định gây sai lệch lớn nhất thường là tốc độ nhập học, mức giảm trừ bình quân và định biên nhân sự. Nếu phải dồn thời gian kiểm chứng, dồn vào ba chỗ này.
Những lỗi khiến mô hình thành giấy vẽ
Dùng sĩ số ổn định cho năm đầu. Đây là lỗi phổ biến nhất. Năm đầu của một cơ sở mới hầu như luôn là năm lấp lớp, doanh thu thấp hơn nhiều so với năm ổn định trong khi chi phí cố định chạy gần như đủ.
Coi tiền thu trước là doanh thu. Phụ huynh đóng cả năm vào tháng Tám không làm tháng Tám lãi lớn. Mô hình phải tách doanh thu thực hiện theo tháng với tiền về theo kỳ đóng, nếu không bảng lãi lỗ sẽ nhảy loạn và che mất chỗ lỗ thật.
Quên các khoản theo mùa. Lương tháng thứ mười ba hoặc thưởng Tết, chi phí khai giảng, mua sắm đồ dùng đầu năm, tháng hè sĩ số vơi. Gộp tất cả thành một mức chi trung bình đều cho mười hai tháng là che mất những tháng âm tiền.
Không có kịch bản xấu. Một mô hình chỉ có kịch bản cơ sở là bản quảng cáo. Ít nhất phải có kịch bản lấp lớp chậm hơn một nửa và kịch bản chi phí tăng, kèm câu hỏi "khi đó cần thêm bao nhiêu tiền".
Trộn tiền của chủ với tiền của trường. Chi phí cá nhân, lương của chủ đầu tư nếu có đi làm ở trường, khoản vay cá nhân để góp vốn phải được ghi rõ. Nếu chủ trường làm hiệu trưởng mà mô hình không tính lương cho vị trí đó, lợi nhuận đang bị thổi lên bằng công sức không trả tiền.
Từ mô hình đến quyết định
Một mô hình tốt không trả lời câu "có lãi không" bằng một con số duy nhất. Nó trả lời ba câu thực dụng hơn: cần tổng cộng bao nhiêu tiền tới lúc trường tự đứng được, cần bao nhiêu trẻ để không lỗ, và nếu mọi thứ chậm hơn dự kiến thì trụ được bao lâu. Ba câu đó quyết định bạn có nên ký hợp đồng thuê, nên vay bao nhiêu, nên mở mấy lớp ngay từ đầu hay mở dần.
Mô hình cũng là công cụ quản trị sau khai trương. Mỗi tháng, đặt số thực tế cạnh số mô hình: sĩ số, doanh thu bình quân, tỷ trọng lương, tiền mặt. Lệch ở đâu thì đi tìm nguyên nhân ở đó, và cập nhật giả định cho các tháng sau. Trường nào làm việc này đều đặn thường phát hiện vấn đề sớm hơn vài tháng so với trường chỉ nhìn số dư tài khoản.
Khi xem một cơ hội mua lại cơ sở đang vận hành, cách làm cũng y vậy, chỉ khác là tầng giả định được thay bằng số liệu lịch sử đã thẩm định: sĩ số thật theo tháng, sổ thu học phí, bảng lương, hợp đồng thuê. Nếu anh chị đang cân nhắc sở hữu một cơ sở mầm non đã có học sinh thay vì tự mở, mục cơ hội đầu tư của trang có giới thiệu một số campus của hệ thống Global Star School tại TP.HCM; số liệu thực của từng cơ sở chỉ chia sẻ sau khi ký thoả thuận bảo mật.
Câu hỏi thường gặp
Mô hình tài chính trường mầm non nên dự phóng bao nhiêu năm?
Tối thiểu ba năm theo tháng để thấy rõ giai đoạn lấp lớp và đáy dòng tiền, sau đó có thể tính theo năm tới hết thời hạn thuê mặt bằng. Dự phóng xa hơn thời hạn thuê ít ý nghĩa, vì sau đó chi phí mặt bằng và khả năng tiếp tục ở lại đều chưa chắc chắn.
Không biết dùng bảng tính phức tạp thì có tự lập mô hình được không?
Được, nếu giữ nguyên tắc: giả định một chỗ, tính theo tháng, tách doanh thu với tiền về. Một bảng tính đơn giản vài tab đã đủ cho một cơ sở. Nếu đi vay hay gọi vốn, có thể nhờ người làm tài chính rà lại công thức, nhưng giả định thì chủ đầu tư phải tự hiểu và tự chịu trách nhiệm.
Có nên tính lương của chủ đầu tư vào mô hình không?
Nên, nếu chủ đầu tư trực tiếp làm một việc mà nếu không làm thì phải thuê người, như hiệu trưởng, quản lý tuyển sinh hay kế toán. Không tính khoản này thì lợi nhuận trên mô hình cao giả, và khi chủ muốn rút ra thuê người thay, trường bỗng hết lãi.
Mô hình của bên bán trường hay bên nhượng quyền có tin được không?
Dùng làm tham khảo về cấu trúc thì được, nhưng giả định phải tự kiểm. Đối chiếu sĩ số với danh sách học sinh và sổ thu, doanh thu với sao kê ngân hàng, chi phí với hợp đồng và bảng lương. Hỏi rõ mô hình đã trừ khấu hao, giảm trừ học phí và phí thương hiệu hay chưa.
Mô hình tài chính khác kế hoạch kinh doanh ở chỗ nào?
Kế hoạch kinh doanh mô tả trường là gì, phục vụ ai, khác biệt gì, tuyển sinh và vận hành ra sao. Mô hình tài chính biến các lựa chọn đó thành con số. Hai thứ phải khớp: nếu kế hoạch nói lớp thưa, giáo viên giỏi, mô hình không thể giả định sĩ số tối đa và lương thấp.
Bao lâu nên cập nhật mô hình một lần?
Trong năm đầu nên đối chiếu hằng tháng và cập nhật giả định mỗi quý. Khi trường đã ổn định, cập nhật trước mỗi năm học, trước khi tăng học phí, trước khi ký gia hạn thuê hay mở thêm lớp, dịch vụ mới. Mô hình không cập nhật sẽ nhanh chóng chỉ còn là tài liệu lưu trữ.