Vốn ban đầu mở trường mầm non gồm những khoản nào và tính dự phòng ra sao

Vốn ban đầu để mở trường mầm non gồm hai phần mà người mới hay chỉ tính một: phần chi trước ngày mở cửa (đặt cọc và tiền thuê giai đoạn chờ, cải tạo, thiết bị và đồ dùng, thủ tục, tuyển dụng và đào tạo, ra mắt tuyển sinh) và phần quỹ để chạy những tháng đầu khi số trẻ chưa đủ trang trải chi phí. Phần thứ hai thường bị bỏ quên, và nó chính là phần quyết định trường có sống qua năm đầu hay không.

Không có con số vốn chung cho mọi trường, vì giá thuê, mức cải tạo và quy mô khác nhau rất xa giữa một nhóm trẻ trong hẻm và một trường song ngữ ở khu đô thị mới. Bài này không đưa giá thật; nó đưa ra cấu trúc các khoản, cách ước từng khoản bằng báo giá của chính bạn, và một phương pháp tính quỹ dự phòng dựa trên tốc độ lấp lớp. Việc lập mô hình doanh thu, điểm hoà vốn và thời gian thu hồi thuộc mục Tài chính và dòng tiền; ở đây dừng ở câu hỏi "cần chuẩn bị bao nhiêu tiền trước khi bắt đầu".

Nhóm 1: chi phí gắn với mặt bằng

Đây thường là nhóm lớn nhất và khó ước nhất, vì phụ thuộc vào ngôi nhà cụ thể. Nên tách thành các dòng riêng thay vì một con số "cải tạo":

• Đặt cọc thuê nhà. Thường tính bằng một số tháng tiền thuê theo thoả thuận; tiền này không mất nhưng bị giữ suốt hợp đồng, nên phải nằm trong vốn.
• Tiền thuê giai đoạn chờ. Từ ngày ký tới ngày đón trẻ có thể vài tháng cải tạo và chờ giấy phép. Đàm phán được miễn thuê giai đoạn này là tiết kiệm thật; không được thì phải tính đủ.
• Cải tạo xây dựng. Phá dỡ, ngăn phòng, chống thấm, cửa, sàn, trần, sơn, nhà vệ sinh theo kích cỡ trẻ, cầu thang an toàn, lan can, lưới bảo vệ.
• Hệ thống kỹ thuật. Điện, nước, điều hoà, thông gió, chiếu sáng, camera, hệ thống phòng cháy và báo cháy theo yêu cầu của công trình.
• Bếp ăn. Bố trí một chiều, thiết bị inox, tủ lưu mẫu thức ăn, hút mùi, bể tách mỡ; hoặc khu chia suất nếu thuê suất ăn.
• Sân chơi. Mặt sân an toàn, mái che, thiết bị vận động ngoài trời phù hợp lứa tuổi.
• Thiết kế và giám sát. Bản vẽ cải tạo, hồ sơ phòng cháy, người giám sát thi công.

Cách ước đúng nhất là xin hai ba báo giá thật cho phương án cải tạo đã được người hiểu tiêu chuẩn trường lớp xem qua, rồi cộng thêm một khoản phát sinh. Nhà cũ cải tạo gần như luôn có phát sinh: tường ẩm, đường điện cũ, kết cấu phải gia cố mà chỉ lộ ra khi đã đập.

Nhóm 2: thiết bị, đồ dùng và hệ thống

Nhóm này dễ ước hơn vì có danh mục, nhưng hay bị đội lên vì mua theo cảm hứng. Nên lập danh mục theo từng nhóm lớp và số trẻ dự kiến:

• Bàn ghế, giường hoặc nệm ngủ, tủ cá nhân, kệ đồ chơi theo kích cỡ lứa tuổi.
• Đồ dùng, đồ chơi, học liệu theo danh mục tối thiểu của Bộ Giáo dục và Đào tạo cho từng độ tuổi, cộng phần riêng của chương trình bạn chọn.
• Thiết bị phòng chức năng nếu có: phòng vận động, phòng âm nhạc, thư viện nhỏ, góc khám phá.
• Đồ dùng nhà bếp, bát đĩa, khăn, đồ vệ sinh cá nhân, tủ thuốc và dụng cụ sơ cứu.
• Máy tính văn phòng, phần mềm quản lý trường, liên lạc phụ huynh, kế toán; thiết bị âm thanh cho sinh hoạt chung.
• Đồng phục nhân viên, biển chỉ dẫn thoát nạn, đồ dùng an ninh.

Nguyên tắc là mua đủ cho số lớp sẽ mở trong năm đầu, không mua cho sức chứa tối đa ngay. Một trường dự kiến sáu lớp nhưng năm đầu chỉ mở ba lớp có thể hoãn trang bị ba phòng còn lại tới khi có trẻ, giảm đáng kể vốn chôn vào đồ chưa dùng.

Nhóm 3: chi phí trước khai giảng mà không ai nhìn thấy

Có một nhóm khoản không để lại vật gì sờ được nên hay bị bỏ sót. Đầu tiên là thủ tục: lập đề án, làm hồ sơ, thẩm duyệt phòng cháy, xét nghiệm nước, khám sức khoẻ nhân viên, tập huấn an toàn thực phẩm, có khi là phí tư vấn nếu bạn thuê người làm hồ sơ. Từng khoản không lớn, nhưng cộng lại đáng kể và kéo dài nhiều tháng.

Thứ hai là lương trước khai giảng. Hiệu trưởng vào từ ba bốn tháng trước, giáo viên và nhân viên vào trước vài tuần để đào tạo; tất cả đều được trả lương khi chưa có đồng học phí nào. Thứ ba là chi phí ra mắt và tuyển sinh: trang thông tin, quảng cáo trên mạng xã hội, ngày hội tham quan, tài liệu giới thiệu, quà nhỏ cho trẻ đến thăm. Thứ tư là chi phí pháp nhân: thành lập doanh nghiệp nếu đầu tư qua công ty, dịch vụ kế toán, bảo hiểm tài sản và bảo hiểm trách nhiệm nếu bạn chọn mua.

Một cách kiểm nhanh là liệt kê mọi người sẽ nhận tiền từ bạn trước ngày đầu tiên đón trẻ. Mỗi người là một dòng trong bảng vốn. Nếu danh sách chỉ có chủ nhà và nhà thầu, bảng vốn chắc chắn đang thiếu.

Nhóm 4: quỹ vận hành những tháng đầu — phần quyết định sống còn

Ngày mở cửa, chi phí của trường gần như đã chạy đủ: tiền thuê, lương giáo viên của các lớp đã mở, bếp, điện nước, phần mềm. Doanh thu thì chưa, vì trường mới hiếm khi đầy ngay; số trẻ tăng dần theo tháng nhờ phụ huynh đầu tiên giới thiệu thêm. Khoảng chênh giữa chi phí và thu trong giai đoạn đó phải được bù bằng tiền của chủ đầu tư. Đây là quỹ vận hành ban đầu, và nó nên nằm trong vốn từ đầu, không phải khoản "tính sau".

Cách tính không cần phức tạp. Lập một bảng theo tháng, từ tháng mở cửa trở đi. Mỗi tháng ghi chi phí cố định (thuê, lương bộ máy tối thiểu, phần mềm, khấu hao không tính vì không ra tiền) và chi phí theo số trẻ (ăn, đồ dùng, giáo viên tăng thêm khi mở lớp mới). Ghi số trẻ dự kiến theo một kịch bản thận trọng, nhân với mức thu bình quân, trừ đi tỷ lệ miễn giảm và nợ học phí nếu có. Cộng dồn phần âm cho tới tháng dòng tiền chuyển dương. Con số âm sâu nhất trên đường cộng dồn chính là quỹ vận hành tối thiểu.

Người làm nghề thường không dừng ở kịch bản thận trọng mà chạy thêm kịch bản xấu: số trẻ tăng chậm bằng một nửa dự kiến, hoặc trễ giấy phép thêm ba tháng. Nếu kịch bản xấu làm bạn hết tiền trước khi dòng tiền dương, kế hoạch cần sửa — giảm quy mô cải tạo, mở ít lớp hơn, đàm phán lại tiền thuê — trước khi ký bất cứ thứ gì.

Lập bảng vốn theo ba cột: chắc chắn, ước tính, rủi ro

Một bảng vốn hữu ích không chỉ có cột số tiền. Nên chia mỗi dòng vào một trong ba cột. Cột "chắc chắn" là khoản đã có hợp đồng hoặc báo giá chốt: tiền cọc theo hợp đồng thuê, giá thiết bị đã đặt mua. Cột "ước tính" là khoản đã có cơ sở nhưng chưa chốt: báo giá cải tạo sơ bộ, lương dự kiến theo mặt bằng tuyển dụng khu vực. Cột "rủi ro" là khoản có thể phát sinh hoặc không: gia cố kết cấu, làm lại hệ thống điện, trễ giấy phép thêm vài tháng.

Cách chia này giúp bạn và người cùng góp vốn nhìn rõ bảng vốn đang chắc tới đâu. Ở giai đoạn đầu, phần lớn số tiền nằm ở cột ước tính và rủi ro; càng đi tới ngày ký thuê và chốt nhà thầu, tiền dịch dần sang cột chắc chắn. Nếu tới lúc phải ký hợp đồng thuê mà cột rủi ro vẫn lớn, đó là tín hiệu nên thẩm định thêm ngôi nhà trước khi cam kết.

Thêm một dòng cuối cho khoản dự phòng chung, tính như một tỷ lệ của cột ước tính cộng toàn bộ cột rủi ro. Người lần đầu mở trường thường thấy khoản này là "tiền để không"; người đã từng mở trường thường nói khoản đó là thứ duy nhất giúp họ ngủ được trong tháng thứ năm.

Ví dụ giả định: cơ cấu vốn của một trường quy mô vừa

Bảng dưới không có số tiền thật. Nó cho thấy cơ cấu tỷ trọng của một phương án giả định, quy tổng vốn về 100 phần, để bạn so với bảng vốn của mình xem có khoản nào lệch bất thường:

Điều đáng chú ý là quỹ vận hành chiếm một phần năm tới gần một phần ba tổng vốn trong ví dụ này. Bảng vốn nào có phần đó gần bằng không thì hoặc trường lấp đầy cực nhanh, hoặc — thường hơn — người lập đang hy vọng thay vì tính.

Những cách giảm vốn ban đầu mà không làm yếu trường

Mở theo giai đoạn. Cải tạo và trang bị đủ cho số lớp năm đầu; phần còn lại làm khi số trẻ chứng minh nhu cầu. Hợp đồng thuê vẫn nên đủ diện tích cho kế hoạch dài hạn.

Đàm phán giai đoạn miễn thuê. Chủ nhà cho thuê dài hạn thường chấp nhận vài tháng miễn hoặc giảm thuê khi bên thuê đầu tư cải tạo lớn vào ngôi nhà của họ.

Chọn nhà ít phải sửa kết cấu. Một căn nhà rẻ hơn nhưng phải đục cầu thang mới, gia cố sàn, làm lại lối thoát nạn có thể tốn hơn căn đắt hơn đã gần đạt chuẩn.

Ưu tiên tiền vào thứ phụ huynh và trẻ dùng hằng ngày. Nhà vệ sinh sạch, sân chơi an toàn, phòng ngủ thoáng quan trọng hơn sảnh lễ tân lộng lẫy.

Thuê thay vì mua những thứ chưa chắc cần. Thiết bị cho dịch vụ bổ sung có thể thuê hoặc dùng chung với đối tác cho tới khi có đủ người đăng ký.

Không cắt quỹ vận hành để bù chỗ khác. Đây là khoản duy nhất không nên giảm. Thiếu tiền ở tháng thứ tám là lý do nhiều trường đang đi đúng hướng phải bán rẻ hoặc đóng cửa.

Câu hỏi thường gặp

Mở trường mầm non cần bao nhiêu vốn?

Không có con số chung; quy mô, khu vực và mức cải tạo làm vốn chênh nhau nhiều lần. Cách đúng là lập bảng vốn theo bốn nhóm trong bài với báo giá thật của mặt bằng cụ thể, rồi tính quỹ vận hành bằng bảng cộng dồn theo kịch bản số trẻ thận trọng.

Quy định có yêu cầu vốn tối thiểu khi thành lập trường không?

Nghị định về điều kiện đầu tư trong lĩnh vực giáo dục có yêu cầu vốn đầu tư tính theo quy mô trẻ và cách chứng minh năng lực tài chính. Mức cụ thể hay được sửa nên cần đọc bản hiện hành và hỏi cơ quan tiếp nhận hồ sơ; mục Pháp lý của trang có bài riêng.

Quỹ vận hành ban đầu nên đủ cho bao nhiêu tháng?

Nên tính bằng bảng cộng dồn chứ không theo số tháng cố định: lấy điểm âm sâu nhất của dòng tiền theo kịch bản thận trọng, rồi kiểm lại với kịch bản xấu như số trẻ tăng chậm một nửa hoặc giấy phép trễ vài tháng. Phần cộng thêm giúp bạn không phải quyết định vội.

Có nên vay ngân hàng để mở trường mầm non?

Vay làm tăng áp lực trả gốc lãi đúng vào giai đoạn trường chưa có dòng tiền dương. Nếu vay, nên để phần vay cho tài sản có thể thế chấp và giữ quỹ vận hành bằng vốn tự có, đồng thời tính khoản trả nợ vào bảng cộng dồn. Không nên vay ngắn hạn để cải tạo.

Học phí thu trước có thay được quỹ vận hành không?

Chỉ một phần. Học phí thu trước giúp vốn lưu động dễ thở khi trường đã có trẻ, nhưng những tháng đầu số trẻ ít nên tiền thu trước cũng ít. Và tiền thu trước là tiền phải hoàn nếu phụ huynh rút con, nên không thể coi là vốn để tiêu.

Mua lại trường đang vận hành có tốn ít vốn hơn tự mở không?

Không hẳn ít hơn, nhưng cấu trúc khác: bạn trả cho cơ sở đã cải tạo, giấy phép, đội ngũ và học sinh hiện có, đổi lại bỏ qua phần lớn giai đoạn lấp lớp. Cần thẩm định kỹ sổ sách và hợp đồng mặt bằng; mục Mua lại của trang hướng dẫn chi tiết.