Ngoài giáo viên đứng lớp, một trường mầm non bán trú cần bảy nhóm việc khác: quản lý chuyên môn (hiệu trưởng, phó hiệu trưởng), chăm sóc hỗ trợ (bảo mẫu, nhân viên nuôi dưỡng), bếp (cấp dưỡng), y tế, kế toán và thu chi, bảo vệ và vệ sinh, và tuyển sinh, chăm sóc phụ huynh. Trường nhỏ không cần một người cho mỗi việc, nhưng phải có người được giao rõ cho từng việc, và một số cặp việc không được giao cho cùng một người.
Nhiều kế hoạch kinh doanh chỉ tính lương giáo viên, rồi bất ngờ khi chi phí nhân sự thực tế cao hơn dự tính rất nhiều. Phần chênh nằm ở các vị trí gián tiếp. Bài này đi qua từng vị trí, việc chính của họ, cách kiêm nhiệm theo quy mô trường, và cách vẽ sơ đồ báo cáo để chủ đầu tư không phải can thiệp vào từng việc nhỏ. Chuẩn trình độ và hồ sơ của từng vị trí thuộc danh mục Pháp lý của trang; ở đây bàn góc tổ chức vận hành.
Các vị trí và việc chính của từng người
Hiệu trưởng. Chịu trách nhiệm chung về chuyên môn, an toàn và quan hệ với cơ quan quản lý giáo dục; đại diện trường trước phụ huynh khi có việc lớn. Trường tư thục nên phân định rõ quyền của hiệu trưởng (chuyên môn, nhân sự giảng dạy) và quyền của chủ đầu tư hay hội đồng trường (ngân sách, chiến lược).
Phó hiệu trưởng. Ở trường vừa trở lên thường có một người phụ trách chuyên môn và một người phụ trách nuôi dưỡng, bán trú. Ở trường nhỏ, hiệu trưởng kiêm, nhưng nên có một giáo viên chính được giao vai tổ trưởng để không dồn hết lên một người.
Giáo viên. Đứng lớp, tổ chức hoạt động theo chương trình, theo dõi sự phát triển của trẻ, trao đổi hằng ngày với phụ huynh.
Bảo mẫu, nhân viên nuôi dưỡng. Hỗ trợ chăm sóc: cho ăn, vệ sinh, thay đồ, dọn phòng ngủ, giữ an toàn trong giờ chuyển tiếp. Đặc biệt cần ở nhóm trẻ dưới ba tuổi.
Cấp dưỡng. Nhận hàng, sơ chế, nấu, chia, rửa dụng cụ, giữ vệ sinh bếp, lưu mẫu thức ăn. Trường thuê suất ăn vẫn cần người nhận, kiểm, chia và rửa.
Nhân viên y tế. Theo dõi sức khoẻ trẻ, sơ cứu ban đầu, quản lý tủ thuốc, cân đo định kỳ, phối hợp với cơ sở y tế. Trường nhỏ có thể phân công người kiêm nhiệm theo hướng dẫn công tác y tế trường học, nhưng người đó phải được tập huấn.
Kế toán và thu chi. Ghi sổ, thu học phí, theo dõi công nợ, lương, thuế, báo cáo. Người giữ tiền mặt nên tách khỏi người ghi sổ.
Bảo vệ, vệ sinh. Kiểm soát cổng, ra vào, giờ đón trả; giữ sạch khu chung, nhà vệ sinh, sân chơi.
Tuyển sinh, chăm sóc phụ huynh. Tiếp phụ huynh đến tham quan, trả lời tin nhắn, giữ danh sách chờ, chăm sóc gia đình đang học. Trường nhỏ thường giao cho hiệu trưởng hoặc một nhân viên văn phòng.
Kiêm nhiệm theo quy mô trường
Bảng dưới là cách bố trí minh hoạ, không phải quy định. Quy mô và mô hình thực tế (có nhóm trẻ dưới ba tuổi hay không, tự nấu hay thuê suất ăn, có dịch vụ ngoài giờ không) làm thay đổi số người:
| Vị trí | Trường 2–3 nhóm lớp | Trường 5–7 nhóm lớp | Trường 10–12 nhóm lớp |
|---|---|---|---|
| Hiệu trưởng | Một người, kiêm tuyển sinh | Một người | Một người |
| Phó hiệu trưởng | Không có; một giáo viên làm tổ trưởng | Một người, kiêm phụ trách bán trú | Hai người: chuyên môn và nuôi dưỡng |
| Bảo mẫu, hỗ trợ | Một người dùng chung | Hai đến ba người | Theo số nhóm trẻ, cộng người dự phòng |
| Cấp dưỡng | Một đến hai người | Hai đến ba người | Ba người trở lên, có bếp trưởng |
| Y tế | Người được phân công kiêm nhiệm, có tập huấn | Có thể kiêm hoặc riêng | Nhân viên y tế riêng |
| Kế toán | Thuê dịch vụ kế toán; một người thu học phí | Kế toán bán thời gian hoặc dịch vụ | Kế toán riêng, thủ quỹ riêng |
| Bảo vệ, vệ sinh | Một người kiêm hai việc | Một bảo vệ, một tạp vụ | Bảo vệ theo ca, hai tạp vụ |
| Tuyển sinh, văn phòng | Hiệu trưởng kiêm | Một nhân viên văn phòng kiêm | Một đến hai người riêng |
Điểm đáng chú ý là chi phí gián tiếp không tăng đều theo số lớp. Trường hai lớp vẫn cần gần như đủ các việc của trường sáu lớp, chỉ khác là kiêm nhiệm nhiều hơn. Đó là một lý do trường quá nhỏ khó có lãi: phần chi phí gián tiếp chia trên quá ít trẻ. Ngược lại, khi trường đã có bộ máy, mở thêm một hai lớp thường chỉ cần thêm giáo viên và bảo mẫu.
Những cặp việc không giao cho cùng một người
Kiêm nhiệm giúp tiết kiệm, nhưng có những cặp việc gộp lại thì mất khả năng kiểm soát lẫn nhau. Chủ đầu tư nên giữ nguyên tắc tách các cặp sau:
- Người thu tiền học phí và người ghi sổ, đối chiếu công nợ. Đây là nguyên tắc kiểm soát nội bộ cơ bản: người giữ tiền không tự xác nhận mình đã thu bao nhiêu.
- Người đặt mua thực phẩm và người kiểm nhận hàng vào bếp. Gộp lại thì không ai phát hiện hàng nhận về ít hơn hoá đơn hay kém hơn mẫu đã thoả thuận.
- Giáo viên đứng lớp và người thu tiền trực tiếp từ phụ huynh. Giáo viên cầm tiền dễ tạo nghi ngờ và đặt họ vào thế khó khi có chênh lệch.
- Người trông lớp và người nấu ăn trong cùng một khung giờ. Trường nhỏ đôi khi để cô vào bếp lúc thiếu người; cả lớp và bếp đều mất an toàn.
- Người quản lý tài khoản camera và người duy nhất được xem lại hình. Quyền xem lại nên có ít nhất hai người, có ghi lại mỗi lần xem.
- Hiệu trưởng và người duyệt chi cho chính các khoản do hiệu trưởng đề xuất vượt một mức nhất định. Mức này do chủ đầu tư đặt.
Trường có quy mô nhỏ không làm được đủ mọi sự tách bạch thì bù bằng kiểm tra định kỳ: chủ đầu tư hoặc người được uỷ quyền đối chiếu ngẫu nhiên sổ thu học phí với danh sách trẻ, hoá đơn mua hàng với sổ nhận hàng, mỗi tháng một lần.
Sơ đồ báo cáo: ai nghe ai
Trường mầm non nhỏ hay vận hành theo kiểu ai cũng báo thẳng cho chủ. Cách này chạy được khi chủ có mặt hằng ngày, nhưng sẽ vỡ khi chủ đầu tư bận việc khác hoặc khi trường lớn lên. Một sơ đồ đơn giản giữ được trật tự: giáo viên và bảo mẫu báo cáo tổ trưởng hoặc phó hiệu trưởng chuyên môn; cấp dưỡng và y tế báo cáo phó hiệu trưởng phụ trách bán trú; kế toán, bảo vệ, tạp vụ, tuyển sinh báo cáo hiệu trưởng hoặc người quản lý hành chính; hiệu trưởng báo cáo chủ đầu tư.
Điều quan trọng là chủ đầu tư tôn trọng chính sơ đồ này. Khi một giáo viên phàn nàn trực tiếp với chủ về hiệu trưởng, chủ nên nghe nhưng không quyết định tại chỗ; đưa vấn đề về đúng tầng, và chỉ can thiệp khi đó là chuyện an toàn hoặc liêm chính. Nếu chủ thường xuyên vượt tầng, hiệu trưởng mất uy tín và nhân viên học được rằng muốn việc gì cứ đi thẳng lên trên.
Mỗi vị trí nên có một bản mô tả công việc ngắn, một trang, gồm việc chính, việc phụ, người báo cáo, người thay khi vắng, và những quyết định người đó được tự làm. Bản mô tả không cần hoàn hảo; nó cần có để khi có tranh chấp "việc này của ai", câu trả lời đã nằm sẵn trên giấy.
Khi trường lớn lên: thêm người theo thứ tự nào
Trường mới thường bắt đầu với bộ máy tối thiểu và kiêm nhiệm nhiều. Khi sĩ số tăng, thứ tự thêm người ảnh hưởng trực tiếp tới an toàn và chất lượng. Một thứ tự được nhiều người vận hành khuyên dùng:
- Thêm giáo viên và bảo mẫu theo số nhóm lớp trước mọi vị trí khác; đây là phần không được trễ, vì nó gắn với sĩ số tối đa và an toàn trẻ.
- Tách cấp dưỡng thứ hai khi số suất ăn tăng tới mức một người không kịp làm đủ các khâu vệ sinh trong khung giờ nấu.
- Thêm người dự phòng dùng chung khi trường có từ bốn năm nhóm lớp, để ngày có người nghỉ không phải gom lớp.
- Tách vai phó hiệu trưởng hoặc tổ trưởng chuyên môn khi hiệu trưởng không còn thời gian dự giờ đều đặn.
- Chuyển y tế từ kiêm nhiệm sang người riêng khi quy mô lớn hoặc trường nhận nhiều trẻ dưới ba tuổi, trẻ có bệnh nền.
- Thêm người tuyển sinh, chăm sóc phụ huynh khi số lượt hỏi và tham quan khiến hiệu trưởng phải bỏ việc chuyên môn để tiếp khách.
Thứ tự này đi từ những vị trí gắn với an toàn trẻ ra những vị trí gắn với tăng trưởng. Trường làm ngược, thuê người tuyển sinh trước khi đủ bảo mẫu, thường tuyển được thêm trẻ nhưng rồi mất trẻ vì chất lượng chăm sóc không theo kịp.
Chi phí nhân sự: đọc như một tỷ lệ, không phải con số tuyệt đối
Trong trường mầm non, nhân sự thường là khoản chi lớn nhất, có khi ngang hoặc hơn tiền thuê mặt bằng. Thay vì so tổng lương với trường khác, chủ đầu tư nên theo dõi hai tỷ lệ của chính trường mình: tổng chi phí nhân sự trên doanh thu, và số trẻ trên mỗi nhân sự toàn thời gian (tính cả gián tiếp). Hai tỷ lệ này đổi theo sĩ số, nên một tháng sĩ số thấp, tỷ lệ chi phí nhân sự tăng vọt là bình thường; điều đáng lo là tỷ lệ cao kéo dài nhiều tháng khi sĩ số đã ổn.
Có hai cách cắt chi phí nhân sự thường dẫn tới hậu quả xấu. Một là cắt bảo mẫu, hỗ trợ ở nhóm trẻ nhỏ: tiết kiệm ít, nhưng tăng rủi ro tai nạn và tăng tải cho giáo viên, kéo theo nghỉ việc. Hai là gộp quá nhiều việc cho hiệu trưởng: hiệu trưởng vừa làm chuyên môn, vừa tuyển sinh, vừa xử lý mua hàng sẽ không làm tốt việc nào và thường là người kiệt sức đầu tiên. Ngược lại, những khoản có thể tối ưu là dịch vụ kế toán thuê ngoài khi trường còn nhỏ, gom ca sáng sớm và chiều muộn, và dùng phần mềm để bớt việc văn phòng.
Với thương vụ mua lại trường đang chạy, bảng nhân sự theo vị trí và tỷ lệ chi phí nhân sự trên doanh thu là một trong những tài liệu nên xin xem sớm. Trường có tỷ lệ thấp bất thường so với quy mô có thể đang thiếu người, trả lương dưới mặt bằng hoặc chưa đóng đủ bảo hiểm, tất cả đều là chi phí người mua sẽ phải gánh sau khi nhận.
Câu hỏi thường gặp
Trường nhỏ có bắt buộc phải có nhân viên y tế riêng không?
Hướng dẫn công tác y tế trường học cho phép phân công người kiêm nhiệm trong một số trường hợp, tuỳ quy mô và điều kiện. Dù kiêm nhiệm, người đó phải được tập huấn sơ cứu, nắm danh sách trẻ có vấn đề sức khoẻ và quản lý tủ thuốc. Nên hỏi cơ quan quản lý giáo dục và y tế địa phương về yêu cầu cụ thể với trường mình.
Có nên thuê dịch vụ kế toán bên ngoài cho trường mầm non không?
Với trường nhỏ, thuê dịch vụ kế toán thường hợp lý hơn tuyển một kế toán toàn thời gian. Tuy vậy, trường vẫn cần một người nội bộ thu học phí, giữ chứng từ và đối chiếu công nợ hằng tháng, và người này không nên là người giữ tiền mặt cuối ngày nếu không có người kiểm.
Bảo vệ trường mầm non cần làm những việc gì ngoài trông cổng?
Bảo vệ kiểm soát người ra vào, ghi sổ khách, giữ cổng đóng trong giờ học, hỗ trợ giờ đón trả và nhận diện người đón lạ, kiểm tra điện nước khi đóng cửa, và biết vị trí bình chữa cháy, lối thoát hiểm. Đây là người đầu tiên đối mặt khi có người lạ cố vào trường.
Hiệu trưởng trường tư thục do ai quyết định?
Theo Điều lệ trường mầm non, hiệu trưởng trường tư thục do chủ đầu tư hoặc hội đồng trường đề xuất và được cơ quan có thẩm quyền công nhận, phải đáp ứng tiêu chuẩn về trình độ và kinh nghiệm. Chủ đầu tư nên kiểm tra kỹ quy trình hiện hành và chuẩn hiệu trưởng trước khi chọn người.
Có nên để người thân của chủ đầu tư giữ các vị trí tài chính không?
Nhiều trường gia đình làm như vậy và vẫn chạy tốt, nhưng nên giữ các nguyên tắc tách bạch như với người ngoài: người thu tiền không ghi sổ một mình, có đối chiếu hằng tháng. Điều này bảo vệ chính người thân khỏi nghi ngờ khi có chênh lệch và giúp trường dễ chuyển nhượng hoặc gọi vốn sau này.
Khi nào trường cần thêm một phó hiệu trưởng?
Dấu hiệu rõ nhất là hiệu trưởng không còn thời gian dự giờ và hỗ trợ giáo viên vì bận việc hành chính, bán trú hay tuyển sinh. Thường khi trường lên khoảng năm sáu nhóm lớp hoặc bắt đầu chạy thêm dịch vụ ngoài giờ, một phó hiệu trưởng phụ trách bán trú giúp hiệu trưởng tập trung lại vào chuyên môn.