Điều lệ trường mầm non (ban hành kèm Thông tư 52/2020/TT-BGDĐT) giới hạn số trẻ tối đa trong mỗi nhóm lớp theo độ tuổi: nhóm trẻ 3–12 tháng tuổi tối đa 15 trẻ, 13–24 tháng 20 trẻ, 25–36 tháng 25 trẻ; lớp mẫu giáo 3–4 tuổi 25 trẻ, 4–5 tuổi 30 trẻ, 5–6 tuổi 35 trẻ. Đó là trần, không phải mục tiêu. Số người lớn cần có trong lớp còn phụ thuộc độ tuổi, số giờ mở cửa và cách xếp ca, và đây là chỗ nhiều trường tư thục tính thiếu.
Chủ đầu tư thường nhìn sĩ số như trần doanh thu của một phòng học. Người vận hành nhìn nó theo cách khác: với số trẻ ấy, trong từng khung giờ từ lúc mở cổng tới khi đứa trẻ cuối cùng được đón, có đủ người lớn tỉnh táo trong phòng không. Bài này giải thích quy định về sĩ số, các mốc định mức giáo viên đang được dùng, rồi đi vào phép tính xếp ca bằng một ví dụ giả định. Quy định có thể được sửa đổi, nên trước khi lập kế hoạch cần đối chiếu bản hiện hành và hỏi Sở hoặc cơ quan quản lý giáo dục nơi đặt trường.
Sĩ số tối đa theo độ tuổi và điều nên hiểu đúng
Bảng dưới tóm tắt số trẻ tối đa theo Điều lệ trường mầm non hiện hành. Cột bên phải là ghi chú vận hành, không phải quy định:
| Nhóm lớp | Độ tuổi | Số trẻ tối đa | Ghi chú vận hành |
|---|---|---|---|
| Nhóm trẻ | 3–12 tháng | 15 | Nhu cầu chăm sóc cá nhân rất cao; nhiều trường tư thục nhận ít hơn hẳn mức trần |
| Nhóm trẻ | 13–24 tháng | 20 | Giai đoạn tập đi, nguy cơ ngã và cho đồ vào miệng cao |
| Nhóm trẻ | 25–36 tháng | 25 | Giai đoạn tập đi vệ sinh, cần người hỗ trợ ở khu vệ sinh |
| Lớp mẫu giáo | 3–4 tuổi | 25 | Tuần đầu năm học trẻ mới đi học khóc nhiều, nên tăng người tạm thời |
| Lớp mẫu giáo | 4–5 tuổi | 30 | Trẻ tự lập hơn, hoạt động nhóm nhỏ đòi hỏi tổ chức tốt |
| Lớp mẫu giáo | 5–6 tuổi | 35 | Trường tư thục hiếm khi xếp sát trần vì phụ huynh chọn trường có lớp nhỏ |
Khi không đủ trẻ để tách theo từng độ tuổi, trường có thể tổ chức nhóm hoặc lớp ghép theo quy định của Điều lệ; số trẻ tối đa của nhóm, lớp ghép có quy định riêng cần đọc kỹ, và trên thực tế ghép trẻ nhỏ vào lớp lớn luôn kéo sĩ số an toàn xuống thấp hơn trần của lớp lớn. Ngoài trần sĩ số, diện tích phòng nhóm lớp theo tiêu chuẩn cơ sở vật chất cũng giới hạn số trẻ thực nhận được; hai giới hạn này cùng áp dụng, trường lấy con số nhỏ hơn.
Định mức giáo viên: mốc của khu vực công và cách trường tư thục dùng
Điều lệ yêu cầu mỗi nhóm lớp có đủ giáo viên theo quy định, còn con số cụ thể về số giáo viên trên mỗi nhóm lớp nằm ở văn bản hướng dẫn vị trí việc làm và định mức số người làm việc trong cơ sở giáo dục mầm non công lập. Trong nhiều năm, khu vực công dùng mốc khoảng 2,5 giáo viên cho mỗi nhóm trẻ và 2,2 giáo viên cho mỗi lớp mẫu giáo học hai buổi một ngày (theo Thông tư liên tịch 06/2015/TTLT-BGDĐT-BNV; văn bản thay thế ban hành năm 2023 là Thông tư 19/2023/TT-BGDĐT). Chủ trường cần đọc bản hiện hành, vì định mức có thể được điều chỉnh.
Những mốc này áp cho biên chế trường công lập, không phải là con số bắt buộc từng dòng với trường tư thục. Tuy vậy, chúng có hai giá trị với nhà đầu tư. Một là cho thấy cơ quan quản lý coi bao nhiêu người là hợp lý cho một nhóm lớp chạy cả ngày; khi kiểm tra, một lớp hai buổi chỉ có một giáo viên đạt chuẩn sẽ bị hỏi. Hai là con số lẻ như 2,2 hay 2,5 nói lên một thực tế: hai người không đủ phủ một lớp cả ngày, phần lẻ chính là giờ đón sớm, trả muộn, giờ nghỉ và ngày phép.
Ngoài giáo viên đạt chuẩn, nhiều trường tư thục bổ sung bảo mẫu hoặc nhân viên hỗ trợ cho nhóm trẻ dưới ba tuổi. Người hỗ trợ giúp giữ tỷ lệ người lớn trên trẻ ở mức an toàn, nhưng không được tính thay giáo viên đạt chuẩn của nhóm lớp. Kế hoạch nhân sự vì thế nên có hai cột riêng: giáo viên đạt chuẩn theo nhóm lớp, và tổng số người lớn theo từng khung giờ.
Vì sao hai cô không phủ nổi một lớp cả ngày
Một trường mở cửa từ 6 giờ 30 tới 17 giờ 30 có mười một tiếng phải có người lớn trong lớp. Bộ luật Lao động 2019 giới hạn thời giờ làm việc bình thường không quá 8 giờ một ngày và 48 giờ một tuần, có nghỉ giữa giờ. Hai giáo viên làm đủ 8 giờ cho ra 16 giờ công mỗi ngày, nghe có vẻ dư so với 11 giờ mở cửa. Nhưng nhu cầu không phải là có một người, mà là có đủ người theo số trẻ trong từng khung giờ.
Trong khung giữa ngày, khi lớp đủ trẻ, hoạt động chuyển tiếp liên tục (ra sân, rửa tay, ăn, đi vệ sinh, ngủ), lớp cần cả hai người cùng lúc, và với nhóm trẻ nhỏ thường cần thêm người thứ ba. Khung sáng sớm và chiều muộn ít trẻ hơn, một người có thể đủ nếu trẻ của nhiều lớp được gom lại. Giờ nghỉ trưa của giáo viên lại rơi đúng giờ trẻ ngủ, mà phòng ngủ không thể không có người.
Cộng thêm ngày phép năm, ngày ốm, ngày đi tập huấn, và người nghỉ sinh con, trường không có người dự phòng sẽ rơi vào tình trạng một cô đứng lớp một mình vài ngày mỗi tháng. Đó là lúc tai nạn dễ xảy ra nhất và cũng là lúc giáo viên còn lại kiệt sức nhanh nhất. Đây là lý do định mức khu vực công có phần lẻ, và lý do trường tư thục nên tính người dự phòng ngay trong kế hoạch.
Ví dụ giả định: xếp ca cho một trường bốn lớp
Ví dụ giả định một trường có bốn nhóm lớp, mở cửa 6 giờ 30 đến 17 giờ 30, mỗi lớp hai giáo viên chính, thêm hai người hỗ trợ dùng chung và một người dự phòng. Ca được chia như sau:
| Khung giờ | Tình hình trẻ | Bố trí người lớn |
|---|---|---|
| 6:30 – 7:30 | Trẻ đến rải rác, số ít | Gom trẻ vào hai phòng; mỗi phòng một giáo viên ca sớm, một người hỗ trợ đón ở cổng |
| 7:30 – 11:00 | Đủ trẻ, hoạt động học và ra sân | Mỗi lớp đủ hai giáo viên; người hỗ trợ đi vòng các nhóm trẻ nhỏ |
| 11:00 – 12:00 | Ăn trưa, vệ sinh, chuẩn bị ngủ | Mỗi lớp hai giáo viên; người hỗ trợ ở khu vệ sinh nhóm trẻ |
| 12:00 – 14:00 | Trẻ ngủ | Mỗi phòng ít nhất một người thức trông; giáo viên còn lại nghỉ luân phiên ra khỏi phòng |
| 14:00 – 16:30 | Dậy, ăn xế, hoạt động chiều | Mỗi lớp hai giáo viên |
| 16:30 – 17:30 | Phụ huynh đón dần | Gom trẻ còn lại vào hai phòng; giáo viên ca muộn và người hỗ trợ trả trẻ |
Trong ví dụ này, giáo viên ca sớm về sớm hơn, giáo viên ca muộn đến muộn hơn, mỗi người vẫn trong khoảng 8 giờ. Người dự phòng thay cho người nghỉ phép hay ốm; ngày không có ai nghỉ, người này vào lớp đông nhất hoặc làm việc chuyên môn. Đây là cách tính minh hoạ, số người thực tế tuỳ quy mô lớp, độ tuổi và diện tích; trường có nhóm trẻ dưới 18 tháng thường cần nhiều người hơn.
Những quy tắc vận hành giữ tỷ lệ người lớn an toàn
Không để một người lớn một mình với cả nhóm trong giờ chuyển tiếp. Giờ chuyển tiếp như ra sân, vào lớp, đi vệ sinh là lúc trẻ phân tán, khó bao quát nhất. Nếu buộc phải có một người, người đó gom trẻ lại một chỗ, chờ người thứ hai rồi mới chuyển hoạt động.
Đếm trẻ ở mỗi điểm chuyển. Giáo viên đếm số trẻ khi rời lớp, khi tới sân, khi quay về và sau giờ ngủ, đối chiếu với sổ điểm danh. Thói quen này đơn giản nhưng ngăn được tình huống trẻ bị bỏ quên ở sân hay nhà vệ sinh.
Có tên người thay cho từng vị trí. Bảng phân công ghi sẵn ai thay ai khi một người nghỉ đột xuất, để buổi sáng không phải gọi điện tìm người trong lúc trẻ đang đến.
Không tính giáo viên bộ môn vào số người trông lớp. Giáo viên năng khiếu hay tiếng Anh tập trung vào bài dạy; trong giờ của họ, lớp vẫn cần người lớn của nhóm lớp phụ trách an toàn.
Ghi lại khi tỷ lệ bị phá vỡ. Mỗi lần lớp phải chạy thiếu người, ghi lại ngày, khung giờ và lý do. Chủ trường đọc ghi chép này hằng tháng sẽ biết khi nào cần tuyển thêm, trước khi có sự cố.
Sĩ số và bài toán tài chính: đừng tính doanh thu theo trần
Mô hình tài chính hay tính doanh thu bằng cách nhân số lớp với sĩ số tối đa. Cách tính này bỏ qua ba điều. Thứ nhất, diện tích phòng thường giới hạn số trẻ thấp hơn trần của Điều lệ, nhất là ở nhà phố cải tạo. Thứ hai, phụ huynh nhóm trường tư thục thường chọn nơi có lớp nhỏ, nên lớp đầy tới trần có thể làm giảm khả năng tuyển sinh chứ không tăng. Thứ ba, chi phí nhân sự tăng theo bậc: khi lớp vượt một ngưỡng nhất định, trường phải thêm người, và lợi nhuận biên của vài trẻ cuối cùng gần như bằng không.
Cách làm thực tế hơn là đặt sĩ số mục tiêu cho từng nhóm lớp thấp hơn trần, dựa trên diện tích, định vị và số người lớn trường chịu được, rồi tính điểm hoà vốn theo sĩ số mục tiêu ấy. Phần tính chi tiết nằm ở danh mục Tài chính và dòng tiền của trang. Với người vận hành, quy tắc đơn giản: tuyển sinh để lấp đầy sĩ số mục tiêu, không để lấp đầy trần.
Một điểm hay bị quên khi đặt sĩ số mục tiêu là sự chênh lệch giữa số trẻ ghi danh và số trẻ có mặt. Ngày thường luôn có trẻ nghỉ ốm, nghỉ theo gia đình; mùa dịch bệnh như tay chân miệng hay cúm, số có mặt có thể giảm rõ. Trường xếp người theo số ghi danh sẽ dư người những ngày vắng và vừa đủ ngày đông; trường xếp theo số có mặt bình quân sẽ thiếu người đúng những ngày đông nhất, thường là đầu tuần và sau kỳ nghỉ. Nhân sự nên được tính theo số ghi danh, còn số có mặt dùng để điều chỉnh suất ăn và gom lớp trong khung sáng sớm, chiều muộn.
Câu hỏi thường gặp
Trường tư thục có bắt buộc phải theo định mức 2,2 hay 2,5 giáo viên mỗi lớp không?
Các mốc này nằm trong văn bản định mức cho cơ sở công lập, nên không áp từng con số cho trường tư thục. Tuy vậy, Điều lệ yêu cầu mỗi nhóm lớp có đủ giáo viên đạt chuẩn và cơ quan quản lý xem xét điều này khi cấp phép và kiểm tra. Trường nên dùng các mốc này làm tham chiếu và hỏi trực tiếp cơ quan quản lý địa phương.
Bảo mẫu có được tính vào số giáo viên của lớp không?
Không. Bảo mẫu, cô nuôi hay nhân viên hỗ trợ giúp chăm sóc và giữ an toàn, nhưng không thay được giáo viên có văn bằng sư phạm mầm non đạt chuẩn. Khi kiểm tra, cơ quan quản lý đối chiếu danh sách giáo viên đạt chuẩn với số nhóm lớp đang hoạt động, còn người hỗ trợ được tính riêng.
Có được nhận trẻ vượt sĩ số tối đa vài em không?
Không nên. Sĩ số tối đa là quy định của Điều lệ; vượt trần là vi phạm có thể bị nhắc nhở hoặc xử lý khi kiểm tra, và quan trọng hơn là làm tăng rủi ro an toàn. Khi nhu cầu vượt sức chứa, trường nên mở thêm nhóm lớp nếu đủ phòng và người, hoặc lập danh sách chờ.
Giờ ngủ trưa có cần giáo viên thức trông không?
Cần. Trẻ có thể nôn trớ, sặc, sốt, hoặc tỉnh giấc đi lại trong giờ ngủ, nhất là trẻ nhỏ. Mỗi phòng ngủ nên luôn có ít nhất một người lớn thức và ngồi ở vị trí nhìn được cả phòng, giáo viên còn lại nghỉ luân phiên ở ngoài phòng.
Lớp ghép nhiều độ tuổi có lợi hay hại cho vận hành?
Lớp ghép giúp trường nhỏ mở được lớp khi chưa đủ trẻ từng độ tuổi và có giá trị giáo dục riêng khi được tổ chức tốt. Nhưng sĩ số an toàn của lớp ghép thấp hơn lớp cùng độ tuổi, và giáo viên phải chuẩn bị hoạt động cho nhiều mức phát triển, nên cần người có kinh nghiệm và kế hoạch rõ.
Khi một giáo viên nghỉ ốm đột xuất, nên xử lý thế nào?
Gọi người dự phòng đã có tên trong bảng phân công. Nếu không có, quản lý hoặc phó hiệu trưởng có chuyên môn vào lớp thay, hoặc tạm gom trẻ hai lớp cùng độ tuổi với đủ người lớn. Không để lớp chỉ còn một người cả ngày, và ghi lại để xem có cần thêm người dự phòng không.