Một trường mầm non mới cần đội sáng lập gồm ít nhất ba vai trước ngày khai giảng: chủ đầu tư lo tiền, pháp lý và mặt bằng; người phụ trách chuyên môn — thường là hiệu trưởng — lo chương trình, giáo viên và an toàn của trẻ; và một người lo vận hành và tuyển sinh, đứng giữa trường với phụ huynh. Trong ba vai, người phụ trách chuyên môn là người phải tuyển sớm nhất và chọn kỹ nhất, vì gần như mọi việc sau đó — từ phương án bố trí phòng học tới buổi tham quan đầu tiên — đều cần ý kiến của họ.
Nhiều dự án đi ngược: chủ đầu tư làm hết từ mặt bằng tới giấy phép, chỉ tuyển hiệu trưởng vài tuần trước khai giảng như tuyển một nhân viên. Kết quả là trường mở cửa với một chương trình chưa ai thử, một đội giáo viên chưa từng làm việc cùng nhau và một người quản lý chưa kịp hiểu vì sao phòng học lại được bố trí như vậy. Bài này bàn về giai đoạn trước khai giảng: ai cần có mặt, khi nào, chọn người dẫn dắt chuyên môn ra sao và phân quyền thế nào để đội không vỡ ở năm đầu. Việc quản lý đội ngũ hằng ngày sau khi trường đã chạy thuộc mục Vận hành và đội ngũ của trang.
Ba vai và thời điểm cần có mặt
Ở trường nhỏ, một người có thể gánh hai vai; ở trường lớn, mỗi vai có thể là một nhóm. Quan trọng là mỗi vai có người chịu trách nhiệm rõ ràng:
| Vai | Chịu trách nhiệm | Nên có mặt từ | Không nên làm |
|---|---|---|---|
| Chủ đầu tư | Vốn, pháp nhân, mặt bằng, hồ sơ, giám sát số liệu và an toàn | Từ đầu | Trực tiếp quyết định chuyên môn hằng ngày |
| Người phụ trách chuyên môn | Chương trình, kế hoạch giáo dục, tuyển và đào tạo giáo viên, an toàn, nuôi dưỡng | Khi chốt phương án cải tạo, chậm nhất 3–4 tháng trước khai giảng | Gánh luôn kế toán và tuyển sinh |
| Vận hành và tuyển sinh | Quan hệ phụ huynh, tham quan, hồ sơ nhập học, thu chi hằng ngày, mua sắm | 3–4 tháng trước khai giảng | Hứa với phụ huynh những gì chuyên môn chưa đồng ý |
| Kế toán (thuê ngoài được) | Sổ sách, thuế, lương, báo cáo cho chủ đầu tư | Khi thành lập pháp nhân | Bị bỏ qua đến cuối năm mới làm |
| Bếp trưởng hoặc người phụ trách bếp | Thực đơn, nguồn thực phẩm, quy trình an toàn thực phẩm | 1–2 tháng trước khai giảng | Tự chọn nhà cung cấp không có hồ sơ |
Dòng "không nên làm" quan trọng ngang dòng "chịu trách nhiệm". Phần lớn mâu thuẫn trong đội sáng lập trường mầm non đến từ việc một vai lấn sang vai khác — chủ đầu tư đổi lịch sinh hoạt của lớp, người tuyển sinh hứa giờ đón muộn mà giáo viên không biết.
Vì sao người phụ trách chuyên môn phải vào sớm
Người phụ trách chuyên môn không chỉ đứng lớp hay quản lý giáo viên. Trong giai đoạn chuẩn bị, họ quyết định nhiều thứ ảnh hưởng tới vốn và mặt bằng: số nhóm lớp theo độ tuổi, cách bố trí phòng ngủ và nhà vệ sinh cho trẻ nhỏ, khu vực bếp và lối đi một chiều, góc chơi ngoài trời, danh mục đồ dùng và học liệu. Một chủ đầu tư không có chuyên môn có thể cải tạo đẹp nhưng sai công năng, như phòng học thiếu chỗ cất nệm ngủ, nhà vệ sinh cách xa lớp nhà trẻ, sân chơi nắng gắt không có bóng mát.
Họ cũng là người viết phần chương trình, cơ cấu tổ chức trong đề án thành lập, và thường là người trực tiếp tiếp đoàn thẩm định. Hồ sơ của trường cần người đứng đầu đạt tiêu chuẩn theo Điều lệ trường mầm non và chuẩn hiệu trưởng do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành; có người đó sớm giúp hồ sơ đầy đủ ngay từ lần nộp đầu.
Cuối cùng, phụ huynh trong những buổi giới thiệu trước khai giảng muốn gặp người sẽ chăm con họ, không phải chủ đầu tư. Một hiệu trưởng có kinh nghiệm, nói chuyện được về cách trường xử lý giai đoạn làm quen, giờ ngủ, bữa ăn, là lý do thuyết phục nhất để một gia đình ghi tên vào trường chưa mở cửa.
Ngoài ra, chính người phụ trách chuyên môn là người tuyển đội giáo viên đầu tiên. Giáo viên giỏi thường chọn nơi làm việc theo người dẫn dắt hơn là theo cơ sở vật chất; một hiệu trưởng có uy tín trong nghề có thể kéo theo vài đồng nghiệp từng làm cùng, giải quyết bài toán tuyển dụng khó nhất của trường mới. Tuyển hiệu trưởng muộn đồng nghĩa với tuyển giáo viên muộn, và đội ngũ bước vào ngày khai giảng khi chưa kịp quen nhau.
Chọn người phụ trách chuyên môn: những gì cần kiểm
Bằng cấp và tiêu chuẩn là điều kiện cần, không phải điều kiện đủ. Những điểm đáng kiểm thêm khi chọn người dẫn dắt chuyên môn cho một trường mới:
- Đã từng dựng hay chỉ từng vận hành. Quản lý một trường đã chạy ổn khác với mở một trường mới từ đầu. Hỏi cụ thể họ đã tham gia mở cơ sở nào chưa, làm phần nào.
- Cách họ nói về trẻ và phụ huynh. Nghe họ kể cách xử lý một trẻ khóc suốt tuần đầu, một phụ huynh phàn nàn gay gắt, một giáo viên quát trẻ. Câu trả lời cho thấy giá trị thật hơn mọi bản giới thiệu.
- Khả năng tuyển và giữ giáo viên. Họ có mạng lưới giáo viên không, giáo viên cũ có muốn theo họ không, họ từng giữ đội ngũ ổn định bao lâu.
- Hiểu số liệu ở mức đủ dùng. Không cần là kế toán, nhưng phải hiểu sĩ số, chi phí lương, chi phí ăn ảnh hưởng thế nào tới trường, để cùng chủ đầu tư ra quyết định.
- Hợp với định vị của trường. Người giỏi ở trường bình dân đông trẻ chưa chắc hợp với trường song ngữ nhỏ, và ngược lại.
- Tham chiếu thật. Hỏi chuyện người từng làm việc cùng, kể cả cấp dưới, không chỉ cấp trên.
Một cách thử hiệu quả là giao một nhiệm vụ nhỏ có trả công trước khi chốt: rà phương án bố trí phòng học, hoặc phác thảo một ngày sinh hoạt mẫu cho từng độ tuổi. Bạn sẽ thấy cách họ suy nghĩ, và họ cũng thấy cách bạn làm việc.
Người lo vận hành và tuyển sinh: vai hay bị coi nhẹ
Ở nhiều trường mới, vai này bị chia nhỏ cho chủ đầu tư và hiệu trưởng, và cả hai đều làm không tới. Chủ đầu tư bận giấy tờ và thợ; hiệu trưởng bận chương trình và giáo viên. Trong khi đó, một phụ huynh gọi hỏi lúc tám giờ tối không ai trả lời, buổi tham quan không ai chuẩn bị tài liệu, hồ sơ nhập học nằm rải rác trong tin nhắn. Mỗi chỗ hở nhỏ là một gia đình đi sang trường khác.
Người lo vận hành và tuyển sinh là đầu mối duy nhất với phụ huynh trước khi trẻ nhập học, và sau đó là người giải quyết những chuyện không thuộc chuyên môn: học phí, giấy tờ, đưa đón, đồng phục, đồ dùng. Họ cũng là người theo dõi chuỗi chuyển đổi — bao nhiêu lượt hỏi, bao nhiêu lượt tham quan, bao nhiêu trẻ nhập học — để chủ đầu tư biết tuyển sinh đang ở đâu so với kế hoạch.
Tố chất cần có là kiên nhẫn, tổ chức tốt và hiểu đủ về chương trình để trả lời đúng mà không hứa quá. Quy tắc quan trọng nhất của vai này là không bao giờ hứa với phụ huynh điều mà người phụ trách chuyên môn chưa đồng ý: giờ đón muộn, chế độ ăn riêng, nhận trẻ nhỏ hơn độ tuổi. Lời hứa sai từ người tuyển sinh là nguồn gốc của rất nhiều cuộc rút con trong năm đầu.
Phân quyền và gắn kết: tránh để đội vỡ ở năm đầu
Đội sáng lập trường mầm non hay vỡ vì hai lý do: không rõ ai quyết định việc gì, và không ai được hưởng gì thêm khi trường thành công. Lý do thứ nhất giải quyết bằng một văn bản phân quyền đơn giản ngay từ đầu: chủ đầu tư duyệt ngân sách năm và các khoản vượt ngân sách; người phụ trách chuyên môn quyết định chương trình, tuyển và phân công giáo viên trong khung ngân sách; người vận hành quyết định các việc hằng ngày trong hạn mức chi được giao. Việc nào nằm giữa thì ghi rõ ai có quyền cuối.
Lý do thứ hai cần cơ chế gắn kết. Hiệu trưởng của một trường mới gánh rủi ro nghề nghiệp lớn hơn ở một trường đã ổn định; nếu trường gãy, tên họ gắn với thất bại. Nhiều chủ đầu tư dùng thưởng theo mốc — sĩ số, mức giữ chân trẻ, mức giữ chân giáo viên, kết quả kiểm tra của cơ quan quản lý — hoặc chia một phần lợi nhuận khi trường vượt điểm hoà vốn. Một số dự án mời người phụ trách chuyên môn góp một phần vốn nhỏ. Hình thức nào cũng được, miễn là được thoả thuận rõ bằng văn bản và gắn với những thứ tốt cho trẻ, không chỉ gắn với doanh thu.
Chủ đầu tư cũng nên tự ràng buộc mình: không can thiệp trực tiếp vào lớp học, không đổi quyết định chuyên môn trước mặt giáo viên, có lịch họp định kỳ để nghe báo cáo và đặt câu hỏi. Người phụ trách chuyên môn giỏi rời đi thường không vì lương mà vì cảm thấy không được tin.
Một việc nhỏ nhưng hữu ích là viết ra, ngay từ đầu, kịch bản khi một thành viên đội sáng lập rời đi: ai tạm thay, bàn giao những gì, thông báo với phụ huynh ra sao, phần thưởng hay phần vốn của người rời đi xử lý thế nào. Bàn chuyện này lúc mọi người còn vui vẻ dễ hơn nhiều so với lúc đã có mâu thuẫn.
Dấu hiệu đội sáng lập đang có vấn đề
Chủ đầu tư nhận tin nhắn phàn nàn trực tiếp từ phụ huynh hằng ngày. Nghĩa là đầu mối vận hành chưa làm được việc, hoặc phụ huynh không tin họ. Cần sửa kênh liên lạc trước khi chủ đầu tư bị cuốn vào việc vặt.
Hiệu trưởng xin ý kiến chủ đầu tư cho từng khoản chi nhỏ. Hạn mức chưa rõ hoặc chưa được tin. Mất quyền chủ động, người giỏi sẽ dần mất động lực.
Giáo viên nghe hai chỉ đạo khác nhau. Chủ đầu tư và hiệu trưởng đang chỉ đạo song song. Giáo viên sẽ làm theo người họ sợ hơn, không phải người đúng hơn.
Không ai trả lời được sĩ số và dòng tiền tháng này. Thiếu người theo dõi số liệu. Chủ đầu tư không thể giám sát những gì không được đo.
Người sáng lập né họp định kỳ. Mâu thuẫn đang bị để ngầm. Năm đầu khó khăn, mâu thuẫn ngầm sẽ nổ đúng lúc trường cần đoàn kết nhất.
Câu hỏi thường gặp
Chủ đầu tư có thể tự làm hiệu trưởng không?
Chỉ khi chính họ đạt tiêu chuẩn hiệu trưởng theo quy định và có kinh nghiệm quản lý chuyên môn mầm non. Nếu không, nên tuyển người đạt chuẩn và giữ vai chủ đầu tư giám sát; ghép hai vai vào một người thiếu chuyên môn là rủi ro cho cả hồ sơ lẫn chất lượng.
Nên tuyển hiệu trưởng trước hay tìm mặt bằng trước?
Lý tưởng là có người phụ trách chuyên môn tham gia từ khi thẩm định mặt bằng, ít nhất là trước khi chốt phương án cải tạo. Nếu chưa tuyển chính thức, có thể thuê một người có kinh nghiệm tư vấn ở giai đoạn này rồi tuyển sau.
Đội sáng lập tối thiểu của một nhóm trẻ độc lập gồm ai?
Thường gọn hơn: chủ cơ sở, người phụ trách chuyên môn đạt chuẩn (có khi là chính chủ cơ sở), giáo viên, bảo mẫu và người nấu ăn. Kế toán có thể thuê dịch vụ. Dù nhỏ, vẫn nên rõ ai chịu trách nhiệm an toàn và ai liên lạc với phụ huynh.
Có nên mời người quen làm quản lý cho dễ tin tưởng?
Tin tưởng quan trọng nhưng không thay được năng lực. Người quen không có kinh nghiệm quản lý trường mầm non sẽ học bằng chính những tháng đầu khó nhất của trường. Nếu muốn có người tin cậy, đặt họ ở vai giám sát tài chính và để người có chuyên môn điều hành.
Thưởng cho hiệu trưởng nên gắn với chỉ số nào?
Nên gắn với nhiều chỉ số cân bằng: sĩ số, mức giữ chân trẻ và giáo viên, kết quả kiểm tra của cơ quan quản lý, phản hồi phụ huynh, không có sự cố nghiêm trọng. Chỉ gắn với doanh thu dễ tạo áp lực nhận trẻ vượt mức hoặc cắt giảm chăm sóc.
Khi nào nên thay người phụ trách chuyên môn?
Khi sau một thời gian hợp lý và có hỗ trợ đủ mà vẫn có vấn đề lặp lại về an toàn, giáo viên nghỉ liên tục hoặc phụ huynh mất niềm tin. Thay người là quyết định lớn với trường mới; nên chuẩn bị người kế nhiệm và kế hoạch thông báo với phụ huynh trước.