Muốn mở trường mầm non tư thục, anh/chị phải đi qua hai quyết định tách biệt: quyết định cho phép thành lập (xác nhận dự án trường hợp lệ về đề án, địa điểm, vốn) và quyết định cho phép hoạt động giáo dục (xác nhận trường đã đủ người, đủ cơ sở vật chất, đủ chương trình để nhận trẻ). Chỉ khi có quyết định thứ hai, trường mới được tuyển sinh và thu học phí. Khung điều kiện hiện nằm ở Luật Giáo dục 2019, Nghị định 125/2024/NĐ-CP về điều kiện đầu tư và hoạt động trong lĩnh vực giáo dục (thay cho Nghị định 46/2017/NĐ-CP) và Điều lệ trường mầm non ban hành kèm Thông tư 52/2020/TT-BGDĐT.
Điểm thay đổi lớn nhất với người đọc các hướng dẫn cũ: từ 01/7/2025 không còn cấp huyện, nên những việc trước đây nộp ở UBND quận huyện và Phòng Giáo dục và Đào tạo đã được phân lại cho UBND cấp xã hoặc Sở Giáo dục và Đào tạo tuỳ thủ tục. Bài này đi theo thứ tự một chủ đầu tư thật sự làm: hiểu hai bước, chuẩn bị điều kiện, biết nộp ở đâu, và tránh những chỗ hồ sơ hay bị trả lại. Văn bản thay đổi nhanh, nên mọi chi tiết thủ tục cần đối chiếu lần cuối trên Cổng Dịch vụ công và với Sở nơi đặt trường.
Hai quyết định, hai câu hỏi khác nhau
Quyết định cho phép thành lập trả lời câu hỏi: dự án trường này có nên tồn tại không. Cơ quan có thẩm quyền xem đề án (mục tiêu, quy mô, đối tượng tuyển sinh, chương trình dự kiến), xem trường đặt ở đâu, đất hay nhà đó có hợp pháp và đủ chuẩn không, nhà đầu tư có đủ năng lực tài chính không, và trường có phù hợp quy hoạch mạng lưới cơ sở giáo dục của địa phương không. Ở bước này, trường còn chưa có giáo viên, chưa có trẻ, nhiều khi phòng học còn đang cải tạo.
Quyết định cho phép hoạt động giáo dục trả lời câu hỏi khác: trường đã sẵn sàng nhận trẻ chưa. Lúc này cơ quan quản lý giáo dục kiểm tra những thứ có thật: phòng nhóm, phòng lớp, bếp, sân chơi, thiết bị, danh sách cán bộ quản lý và giáo viên kèm văn bằng, chương trình giáo dục mầm non sẽ dùng, quy chế tổ chức và hoạt động. Đoàn thường đến tận nơi.
Khoảng trống giữa hai quyết định là chỗ nhiều chủ đầu tư tính sai. Có quyết định thành lập trong tay chưa có nghĩa là được treo biển tuyển sinh. Theo quy định, nếu trong thời hạn nhất định kể từ khi được phép thành lập mà trường không đủ điều kiện để được cho phép hoạt động, quyết định thành lập có thể bị thu hồi. Vì vậy kế hoạch cải tạo mặt bằng, tuyển giáo viên và mua thiết bị phải chạy song song với hồ sơ, không nối đuôi sau.
Điều kiện để được cho phép thành lập
Đề án thành lập trường. Đây là văn bản quan trọng nhất của bước một. Đề án nêu sự cần thiết mở trường ở khu vực đó, mục tiêu, quy mô số nhóm lớp và số trẻ, độ tuổi tuyển sinh, chương trình, cơ cấu tổ chức, kế hoạch xây dựng hoặc cải tạo, kế hoạch tài chính và lộ trình. Một đề án tốt viết bằng số liệu khu vực thật (dân cư, trường đang có, khoảng trống phục vụ), không chép mẫu.
Đất hoặc mặt bằng hợp pháp. Nhà đầu tư cần chứng minh quyền sử dụng địa điểm: giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nếu là đất của mình, hoặc hợp đồng thuê đủ dài hạn nếu đi thuê. Cơ quan cấp phép sẽ xem thời hạn thuê có đủ cho một trường hoạt động ổn định không, nên hợp đồng ngắn hạn hoặc chưa rõ chủ sở hữu thường bị hỏi lại.
Cơ sở vật chất theo tiêu chuẩn. Thiết kế hoặc phương án cải tạo phải đáp ứng tiêu chuẩn cơ sở vật chất trường mầm non của Bộ Giáo dục và Đào tạo (Thông tư 13/2020/TT-BGDĐT) về khối phòng nuôi dưỡng, phòng chức năng, bếp, sân chơi, an toàn. Chi tiết chọn và thẩm định mặt bằng được viết riêng ở danh mục Mặt bằng của trang.
Năng lực tài chính. Nghị định về điều kiện đầu tư giáo dục yêu cầu vốn đầu tư tối thiểu tính theo quy mô trẻ, không tính giá trị đất. Mức cụ thể và cách chứng minh (xác nhận số dư, báo cáo tài chính, cam kết góp vốn) cần đọc trực tiếp ở Nghị định 125/2024/NĐ-CP bản hiện hành, vì đây là phần hay được sửa.
Phù hợp quy hoạch mạng lưới. Địa phương có quy hoạch mạng lưới cơ sở giáo dục. Trường mới đặt ở khu đang thiếu chỗ học mầm non thường thuận lợi hơn khu đã dày đặc trường.
Điều kiện để được cho phép hoạt động giáo dục
Con người. Có hiệu trưởng, phó hiệu trưởng (nếu quy mô cần) đạt tiêu chuẩn theo Điều lệ trường mầm non; giáo viên đạt chuẩn trình độ theo Luật Giáo dục 2019, tức tối thiểu tốt nghiệp cao đẳng sư phạm mầm non; nhân viên nấu ăn, kế toán, y tế hoặc người phụ trách y tế. Số lượng giáo viên phải tương xứng số nhóm lớp đăng ký.
Cơ sở vật chất đã hoàn thiện. Không còn là bản vẽ: phòng nhóm, nhà vệ sinh, bếp, sân chơi, đồ chơi ngoài trời, thiết bị dạy học tối thiểu đã lắp đặt, đi lại an toàn. Đoàn kiểm tra thường mở thử cửa thoát hiểm, xem lan can, ổ điện, khu bếp.
Chương trình giáo dục. Trường thực hiện Chương trình giáo dục mầm non do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành. Các chương trình bổ trợ (tiếng Anh, Montessori, kỹ năng) là phần thêm, không thay thế chương trình chính.
Quy chế và tài chính. Quy chế tổ chức và hoạt động, quy chế chi tiêu nội bộ, phương án thu chi và cách công khai học phí với phụ huynh.
Các giấy tờ chuyên ngành đi kèm. Hồ sơ về phòng cháy chữa cháy, an toàn thực phẩm cho bếp ăn. Hai mảng này có bài riêng vì mỗi mảng là một quy trình với cơ quan khác.
Nộp ở đâu khi không còn cấp huyện
Trước 01/7/2025, cách làm quen thuộc là: Chủ tịch UBND cấp huyện quyết định cho phép thành lập trường mầm non tư thục, Trưởng phòng Giáo dục và Đào tạo cấp huyện quyết định cho phép hoạt động giáo dục; nhóm trẻ, lớp mẫu giáo độc lập do cấp xã quyết. Rất nhiều bài hướng dẫn trên mạng vẫn viết theo cách này.
Khi chính quyền địa phương chuyển sang hai cấp, các thẩm quyền của cấp huyện trong lĩnh vực giáo dục được phân lại bằng các nghị định phân quyền ban hành cùng đợt sắp xếp. Về nguyên lý, phần quản lý trường mầm non chuyển về UBND cấp xã (nơi gần cơ sở nhất), còn Sở Giáo dục và Đào tạo giữ vai trò hướng dẫn chuyên môn và một số thủ tục ở cấp tỉnh. Cách phân cụ thể có thể khác giữa thủ tục thành lập và thủ tục cho phép hoạt động, và có thể được điều chỉnh tiếp.
Cách làm chắc chắn nhất là tra đúng tên thủ tục trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc cổng dịch vụ công của tỉnh, xem mục cơ quan thực hiện, thành phần hồ sơ và thời hạn giải quyết đang công bố. Trước khi nộp chính thức, nên đến bộ phận một cửa của phường xã nơi đặt trường để hỏi trực tiếp cán bộ phụ trách văn hoá xã hội hoặc giáo dục; một buổi hỏi trước tiết kiệm nhiều vòng bổ sung.
Lộ trình từng bước của một chủ đầu tư
Thứ tự dưới đây là cách sắp việc để không đứng chờ giấy tờ trong lúc tiền thuê mặt bằng vẫn chạy:
- Khảo sát khu vực và chọn mô hình: trường mầm non, hay bắt đầu bằng nhóm trẻ, lớp mẫu giáo độc lập. Quyết định này đổi toàn bộ hồ sơ phía sau.
- Chọn pháp nhân đầu tư (cá nhân, công ty, nhiều nhà đầu tư góp vốn) và thống nhất cách góp vốn, ai làm đại diện.
- Giữ mặt bằng bằng thoả thuận có điều kiện: ký cọc kèm điều khoản trả lại cọc nếu địa điểm không được chấp thuận vì lý do pháp lý.
- Lập phương án cải tạo theo tiêu chuẩn cơ sở vật chất và yêu cầu phòng cháy chữa cháy, làm việc với đơn vị tư vấn trước khi đập phá.
- Soạn đề án thành lập, nộp hồ sơ cho phép thành lập theo đúng thủ tục đang công bố.
- Trong lúc chờ: cải tạo, mua thiết bị, tuyển hiệu trưởng và giáo viên đạt chuẩn, soạn quy chế, làm thủ tục phòng cháy và an toàn thực phẩm.
- Nộp hồ sơ cho phép hoạt động giáo dục, đón đoàn kiểm tra thực tế, bổ sung nếu được yêu cầu.
- Có quyết định cho phép hoạt động mới mở tuyển sinh chính thức, công khai học phí và các khoản thu.
Bước ba thường bị xem nhẹ. Nhiều người ký thuê chính thức rồi mới phát hiện toà nhà không đáp ứng yêu cầu thoát nạn, hoặc chủ nhà không có giấy tờ hợp lệ để cơ quan cấp phép chấp nhận.
Những chỗ hồ sơ hay bị trả lại
Đề án chép mẫu. Đề án ghi quy mô và đối tượng không khớp với diện tích thật, hoặc số liệu dân cư không có nguồn. Cán bộ thẩm định đọc nhiều đề án và nhận ra ngay bản chép.
Giấy tờ địa điểm không liền mạch. Người cho thuê không phải người đứng tên trên giấy chứng nhận, không có uỷ quyền hợp lệ, hoặc mục đích sử dụng của công trình không phù hợp làm trường.
Diện tích tính sai cách. Gộp hành lang, cầu thang, sân thượng không an toàn vào diện tích phòng nhóm, hoặc tính sân chơi trên phần đất không thuộc quyền sử dụng.
Giáo viên chưa đạt chuẩn. Danh sách giáo viên có người chỉ có chứng chỉ ngắn hạn, hoặc văn bằng ngành khác, trong khi Luật Giáo dục 2019 yêu cầu chuẩn cao đẳng sư phạm mầm non trở lên.
Thiếu hồ sơ phòng cháy. Nộp hồ sơ cho phép hoạt động khi việc nghiệm thu hoặc kiểm tra phòng cháy chưa xong. Đây là lý do kéo dài phổ biến nhất ở nhà phố cải tạo.
Lệch giữa hồ sơ và thực tế. Đoàn kiểm tra đến, số phòng, cửa thoát hiểm, vị trí bếp khác với bản vẽ đã nộp.
Thời gian, dòng tiền và một lựa chọn khác
Không có con số thời gian chung cho cả nước, vì phụ thuộc mặt bằng, địa phương, độ sạch của hồ sơ và khối lượng cải tạo. Điều chắc chắn là chi phí cố định bắt đầu từ ngày ký thuê, còn doanh thu chỉ bắt đầu sau quyết định cho phép hoạt động và sau khi tuyển được những trẻ đầu tiên. Khi lập mô hình tài chính, anh/chị nên để riêng một khoản "thời gian chết pháp lý" cho cả tiền thuê lẫn lương những nhân sự chủ chốt đã tuyển sớm, và chạy thử kịch bản kéo dài gấp đôi dự kiến.
Một cách giảm rủi ro là dồn việc khó nhất lên trước: xác minh pháp lý mặt bằng và khả năng đáp ứng phòng cháy trước khi ký thuê chính thức, nói chuyện với phường xã trước khi nộp. Cách thứ hai là chọn mô hình nhỏ hơn để bắt đầu, rồi nâng lên trường khi đã có trẻ và có dòng tiền; bài về nhóm trẻ, lớp mẫu giáo độc lập trong danh mục này phân tích lựa chọn đó.
Cách thứ ba là không đi đường xin phép từ đầu mà nhận lại một cơ sở đang hoạt động, đã có đủ quyết định thành lập, cho phép hoạt động và hồ sơ chuyên ngành. Khi đó việc pháp lý chuyển thành thủ tục thay đổi nhà đầu tư và thẩm định giấy tờ có sẵn. Trang có mục cơ hội giới thiệu các cơ sở mầm non đang vận hành của hệ thống Global Star School tại TP.HCM cho anh/chị muốn đi hướng này.
Câu hỏi thường gặp
Có được tuyển sinh trước khi có quyết định cho phép hoạt động giáo dục không?
Không nên. Trường chỉ được tổ chức hoạt động giáo dục và thu học phí sau khi có quyết định cho phép hoạt động. Nhận đặt chỗ, thu tiền giữ chỗ trước thời điểm đó tạo rủi ro với phụ huynh nếu hồ sơ kéo dài, và có thể bị xem là hoạt động khi chưa được phép khi bị kiểm tra.
Cá nhân có tự đứng tên thành lập trường mầm non tư thục được không?
Luật Giáo dục cho phép nhà đầu tư là cá nhân hoặc tổ chức đầu tư thành lập cơ sở giáo dục tư thục. Mỗi lựa chọn kéo theo khác biệt về góp vốn, thuế, trách nhiệm và khả năng chuyển nhượng sau này; bài về chọn pháp nhân đầu tư trong danh mục này so sánh chi tiết.
Đề án thành lập trường có cần thuê đơn vị tư vấn viết không?
Không bắt buộc. Chủ đầu tư hiểu khu vực và mô hình của mình có thể tự soạn theo khung trong thủ tục. Thuê tư vấn hữu ích khi cần bản vẽ cải tạo, tính toán phòng cháy hoặc khi chưa quen văn phong hành chính, nhưng số liệu khu vực và kế hoạch tài chính vẫn phải là của chính chủ đầu tư.
Đặt trường trong nhà phố đi thuê có được cấp phép không?
Được, nếu nhà đáp ứng tiêu chuẩn cơ sở vật chất, yêu cầu phòng cháy chữa cháy và hợp đồng thuê đủ dài, người cho thuê có quyền hợp pháp. Nhà phố nhiều tầng, lối thoát nạn hẹp là trường hợp hay vướng, nên cần khảo sát kỹ trước khi ký.
Mở trường mầm non tư thục có phải đăng ký doanh nghiệp không?
Trường mầm non tư thục là cơ sở giáo dục được thành lập theo pháp luật giáo dục, không phải doanh nghiệp đăng ký theo Luật Doanh nghiệp. Tuy nhiên nhà đầu tư có thể là một công ty đứng ra đầu tư thành lập trường. Đăng ký thuế và các nghĩa vụ kế toán của trường vẫn phải thực hiện theo quy định.
Thông tin trên mạng ghi nộp ở Phòng Giáo dục quận có còn đúng không?
Từ 01/7/2025 cấp huyện không còn, nên các hướng dẫn ghi nộp ở UBND quận huyện hay Phòng Giáo dục và Đào tạo đã lỗi thời. Cần tra thủ tục hiện hành trên Cổng Dịch vụ công và hỏi UBND phường xã nơi đặt trường hoặc Sở Giáo dục và Đào tạo.